Trovarsi ad avere a che fare con la corrispondenza in ufficio significa farsi domande su quello che è l’uso corretto. Precisamente la domanda che spesso ci si pone è: esiste realmente un modo giusto per utilizzare le buste da lettera in ufficio? La risposta è sì, ma questo se vale per la corrispondenza commerciale vale anche per quella privata, perché non c’è alcuna differenza. L’unica cosa che cambia è la scrittura più o meno formale del contenuto.

Del resto nonostante l’avvento del digitale, la vecchia cara leggera cartacea sembra essere ancora efficace e affidabile, per questo non è stata ancora abbandonata. Se le email hanno tutte un unico formato, nel cartaceo per ogni tipo di documento da inviare esiste un tipo di busta ben preciso e guai a sbagliare. Si tratta di una vera e propria regola d’oro.

 

Un tipo di busta per ogni documento

Come abbiamo detto non tutte le buste sono adatte a ogni documento. Precisamente, la busta C6 è la più piccola, quella utilizzata per spedire oggetti di dimensioni ridotte.

La busta DL è quella che utilizziamo anche per spedire lettere private, è infatti la più scelta sia in ufficio che nella vita di tutti i giorni. È la busta standard utilizzata per la corrispondenza commerciale con documenti da 1 a 3 pagine.

La busta C5 viene utilizzata se si ha bisogno di inviare documenti più lunghi di 3 pagine. Può contenere anche foto stampate e brochure.

La busta a sacco con soffietto permette di spedire documenti (lettere e contratti) ingombranti che le altre buste non riuscirebbero a contenere. Questo tipo di buste sono ideali per inviare fogli in formato A4.

Ci sono poi le buste quadrate che possono servire per spedire inviti e comunicazioni di vario genere in base a quelle che sono le esigenze del mittente.

La scelta della busta giusta dipende soltanto dal tipo di corrispondenza che si utilizza in ufficio, avendo sempre ben presente che ogni documento richiede il suo preciso involucro.

 

Come si compila una busta da lettera 

Abbiamo detto che sia che si tratti di corrispondenza commerciale sia che si tratti di quella privata per la compilazione della busta poco cambia. Ci sono delle regole ben precise per la compilazione corretta, ma anche delle vere e proprie norme di redazione per le lettere.

Per quanto riguarda la busta, per prima cosa nella parte anteriore si dovrà incollare il francobollo nel posto gusto che è in alto a destra.

Il nome, il cognome e i titoli vanno riportati a metà circa della busta a destra. Sotto, invece, indirizzo con numero civico, nome della città con la provincia tra parentesi. Se la lettera andrà all’estero è necessario scrivere ancora più sotto il nome della nazione del destinatario, chiaramente.

La parte posteriore è quella dedicata al mittente il cui nome, cognome e indirizzo completo devono essere scritti su un’unica riga oppure su tre righe. La scelta dipende dalle esigenze di chi invia la lettera, basta che sia una delle due soluzioni.