Software gestionali e sistemi ERP: quali differenze e che cosa scegliere

Software gestionali e sistemi ERP: quali differenze? Che cosa scegliere?  Quando si parla di software ERP non di rado si è soliti fare riferimento ai programmi gestionali. In realtà queste due tipologie di prodotto si differenziano per diversi aspetti, non solo per il modo in cui vi si ricorre nell’ambito delle diverse realtà aziendali, ma anche e soprattutto dal punto di vista della struttura dei sistemi.

Che cos’è, dunque, un software gestionale?

Si tratta di un applicativo che viene sviluppato e messo a punto per fare in modo che le aziende abbiano la possibilità di gestire alcune attività o funzioni in modo più rapido e semplice, e quindi più redditizio.

Le dimensioni costituiscono un parametro fondamentale in base al quale possono essere classificati i software di questo genere: ci sono, infatti, gestionali che sono in grado di occuparsi della totalità dei processi aziendali e altri che, invece, sono coinvolti solo in alcuni di questi processi.

Anche il livello di supporto che viene garantito ai processi aziendali può essere diverso, e cioè – a seconda dei casi – strategico, direzionale o operativo.

I sistemi ERP

I software ERP, d’altro canto, sono programmi che supportano i vari processi operativi, strategici e direzionali di un’impresa gestendoli in maniera integrata, in modo tale che i flussi di lavoro possano essere ottimizzati e, di conseguenza, la produttività complessiva ne possa risentire in positivo. Come si può dedurre, pertanto, un software ERP può essere considerato un particolare software gestionale più completo e avanzato. La differenza tra un gestionale classico e un ERP va individuata nella struttura modulare del secondo, che integra tutte le funzioni e assicura un controllo attivo attraverso il workflow.

Ma non è tutto: una delle caratteristiche peculiari di un ERP va identificata nella sua capacità di raccogliere e di analizzare i dati. Il primo processo consiste nel cosiddetto data mining, mentre il secondo rientra nella business intelligence.

I software gestionali meno recenti dal punto di vista operativo erano progettati in modo tale da riuscire a supportare solo un processo specifico o, al massimo, un insieme di processi simili. Infatti, essi si differenziavano a seconda della destinazione: c’erano, quindi, i gestionali per la contabilità, quelli per la produzione, quelli per la gestione della rete vendita, e così via. Il problema di questi programmi è che non di rado si basano su banche dati differenti e, inoltre, non dialogano gli uni con gli altri. Così si rischia di avere a che fare con informazioni incoerenti o con dati duplicati.

Perché scegliere un sistema ERP

Inconvenienti di questo tipo non si verificano con un software ERP come questo qui: esso riesce a integrare tutte le operazioni che riguardano i flussi aziendali in modo nativo, anche in virtù di un database solo. Ne deriva una comunicazione più agile tra i diversi dipartimenti aziendali, mentre la situazione globale dell’azienda può essere tenuta sotto controllo in ogni momento. In più il database viene aggiornato in real time tutte le volte che viene compiuta un’operazione da parte di un utente, così che non si corra il rischio di dati duplicati.

La struttura modulare si rivela vantaggiosa permettendo di sfruttare tutte le potenzialità di ciascun modulo, destinato a una specifica funzione. Non si ha più una progettazione a compartimenti stagni come quella che caratterizzava i gestionali di un tempo, ma un sistema che si basa su più applicativi e che, tra l’altro, assicura una notevole flessibilità per la sua configurazione e il suo sviluppo.