Quando si procede a redigere tabelle di reporting con excel, può essere interessante dare enfasi ai numeri attraverso semplici tecniche di rinforzo del dato. L’interlocutore, che deve leggere il report, deve essere guidato nella lettura con la data visualization.

Tabelle di reporting con excel e data visualization per dare impatto e fare data storytelling di qualità.

In questo articolo esaminiamo come costruire output di sintesi combinando numeri e grafici. Un semplice esempio, focalizzato  sull’analisi degli scostamenti delle vendite rispetto al budget.

Esempio pratico sulle tabelle di reporting con excel

La nostra azienda Alfa nel corso del 2018 ha realizzato i seguenti ricavi di vendita, per un totale complessivo di 51.200 euro:

Mesi
Gennaio: 1.500,00
Febbraio: 6.000,00
Marzo: 3.500,00
Aprile: 4.000,00
Maggio: 3.200,00
Giugno: 2.000,00
Luglio: 2.500,00
Agosto: 500,00
Settembre: 7.500,00
Ottobre: 8.000,00
Novembre: 9.000,00
Dicembre: 3.500,00

Nella tabella riportata qui sotto procediamo all’analisi delle varianze rispetto al budget pianificato a inizio anno:

La tabella è molto grezza e offre poca enfasi al dato.

L’informazione che balza di più all’occhio è la seguente:
il totale delle vendite hanno “performato” un +7% (6,7% con i decimali) rispetto al budget previsto. IN termini assoluti le vendite realizzate sono 51.200 vs 48000 di budget.

 

Tecniche per migliorare le tabelle di reporting con excel

Quali migliorie potremmo apportare alla suddetta tabella per renderla più leggibile?

Vediamo insieme qualche miglioria da apportare:

 

Step 1

– Aggiorniamo la griglia e coloriamola di grigio

– coloriamo i campi dei nomi della tabella

– coloriamo la riga del totale

– per la colonna delle varianze in %, aggiungiamo un decimale.

 

La scelta dei colori può dipendere da molti fattori.

In genere si consiglia di utilizzare colori tipo blu, verde, rosso, grigio. L’alternativa può essere quella di scegliere il colore del brand dell’azienda.

I risultati, che otteniamo adottando gli accorgimenti dello step 1, sono evidenziati nella seguente tabella:

tabelle di reporting con excel

 

Step 2

Sfruttiamo le formattazioni condizionali per dare maggiore enfasi alle varianze %:

tabelle di reporting con excel

Nel nostro caso abbiamo utilizzato la scala di colori verde, giallo, rosso per passare dei risultati più performanti a quelli progressivamente minori.

La prima informazione, che balza all’occhio del lettore è che il mese di maggio ha fatto registrare un risultato del 100% rispetto al budget prefissato. I mesi negativi in termini di scostamenti sono stati Aprile e Giugno.

 

Step 3

Spesso può poi essere interessante rinforzare i dati con dei simboli. Ad esempio potremmo inserire delle frecce indicatori delle performance.

Nella sezione inserisci simboli andiamo a recuperare le seguenti forme geometriche: ▲▼ e scriviamo nella colonna a fianco delle varianze % la seguente formula:

=SE(E40<0%;”▼”;”▲”) e trasciniamola per tutti i mesi:

 

Step 4

Procediamo ora estendere la griglia e a dare una formattazione condizionale alle frecce utilizzando il colore verde per le frecce positive e rosso per quelle negative.

Utilizziamo la formattazione condizionale “cella uguale a” e inseriamo il simbolo della freccia verso il bass0 (▼). Scegliamo il colore rosso per il carattere.

Analogamente adotteremo la procedura per la freccia verso l’alto (▲) e opteremo per il colore verde.

A questo punto, allarghiamo l’altezza delle celle, che contengono i vari campi delle colonne della nostra tabella.

Infine, uniamo le cella % varianza con il campo vuoto della colonna delle frecce.

Il risultato che otterremo sarà il seguente:

Come potete constatare, le formattazioni condizionali riescono a dare maggiore impatto visuale all’interpretazione delle informazioni contenute nella tabella di sintesi.

Il passo successivo sarà quello di sintetizzare ulteriori indicatori di performance, che si vuole monitorare e procedere alla costruzione di modelli di dashboard aziendali, per esempio combinando grafici e tabelle.

 

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