Reporting automatico con excel e power point – un esempio su come rendere più semplice e veloce la creazione di report con tabelle e grafici creati su excel e il successivo passaggio su power point per predisporre una presentazione standard e periodica.

 

Reporting automatico – un modello semplice che unisce le funzionalità di excel e power point. Spesse volte, e credo anche a Voi, mi è capitato di dover predisporre, in tempi davvero nulli, reporting sulla situazione economica dell’azienda; le riunioni improvvise ed urgenti sono molto antipatiche gia di suo e lo diventano ancora di più se richiedono la predisposizione di documenti. I ritmi di lavoro sempre più frenetici e serrati necessitano escamotage tecnologici a costo nullo e conseguentemente bisogna attrezzarsi per produrre output accettabili per i casi di eventualità.

 

 

3 tipologie di reporting

 

Il reporting ha la funzione di raccogliere dati e statistiche dell’andamento di determinate situazioni aziendali (ricavi, costi, margini, ecc); in genere la letteratura riconosce tre tipologie di reporting:

1) Consuntivo (i risultati economici sono rappresentativi di fatti già avvenuti;
2) Pre consuntivo ( i risultati sono stimati prima che il periodo oggetto di analisi sia giunto a termine;
3) What if analysis (i risultati vengono indicati come variabili al manifestarsi di determinate situazioni, scelte od eventi.

Senza un adeguato sistema di reporting il processo decisionale aziendale sarebbe povero in quanto in seguito al processo di programmazione degli obiettivi, di attuazione delle attività necessarie a raggiungerli non ci sarebbe un efficace monitoraggio finalizzato ad analizzare i risultati raggiunti e le cause che hanno condotto ad eventuali situazioni di
criticità.

Il management molto spesso necessità di avere reporting immediati, chiari, semplici da discutere e conseguentemente il Controller deve stare sull’attenti, pronto a rispondere alla chiamata improvvisa: “La prego mi potrebbe portare i dati dell’ultimo trimestre delle vendite?”

Con la dovuta calma la risposta fu la seguente:

Che tipo di analisi volete? Basta l’analisi degli scostamenti rispetto al Budget? Volete anche una ripartizione per uffici, per servizi o un mix di informazioni?
L’analisi degli scostamenti per risultati e per obiettivi è il punto di partenza che non deve essere visto come un semplice calcolo matematico, ma deve essere arricchita di interpretazioni e di motivazioni/causa, che hanno influito sul verificarsi di simili scenari.

 

…..I risultati erano tutti pronti, bastava aprire il mio degno compagno di avventura (excel) e il gioco era fatto cliccando sul tasto stampa.
Ma all’improvviso la doccia fredda: Si ci occorre un mix di tutto e se possibile su un supporto informatico che consenta di essere proiettato; è possibile evitare excel? Si ricorda l’altra volta non si vedeva molto bene con il proiettore. Vedrò di fare il possibile….fu la mia risposta. In cuor mio mi sentivo tranquillo perché proprio dalla esperienza negativa della precedente riunione avevo ricercato una soluzione efficace ed indolore.

 

Reporting automatico – excel e creazione collegamento su powerpoint

Il rimedio era quello di velocizzare  gli step di creazione del reporting: ad esempio copiare un grafico di Excel per inserirlo in una presentazione di Power Point…

La maggior parte degli utenti crede di risolvere con un semplice copia e incolla nella slide di destinazione. Questa opzione è  la più sbagliata perché crea un foglio di lavoro all’interno della presentazione con un notevole appesantimento della stessa. Se le vostre presentazioni superano i 20 Mb, questo è senz’altro un possibile motivo.

Le opzioni più interessanti dopo aver copiato il grafico si trovano come Incolla speciale (menu Modifica) di Powerpoint. Tra queste, esiste la possibilità di creare un collegamento al file di origine o di incollare un’immagine metafile (o enhanced
metafile).

Nel primo caso il file di Powerpoint conterrà un collegamento che, di volta in volta, potrà essere aggiornato sulla base del file Excel. Nel secondo caso, il file sarà – solo in apparenza – un’immagine. Facendo un clic destro con il mouse
nell’immagine di Powerpoint e scegliendo per due volte Separa, sarà possibile ottenere tutti gli oggetti che facevano parte del grafico, testi e valori compresi.
Per modificarli, basterà fare clic su di essi.

reporting automatico
Figura a: soluzione 1 copia grafico Excel in Power Point


Figura b : soluzione 2 copia grafico Excel in Power Point

Anche in questo caso mi ci volle davvero poco a prepare il tutto: il mio file di Excel era già collegato ad una presentazione in Power Point, mi bastava aprirla e aggiornare i dati e consegnare il tutto al mio capo.

 

Reporting automatico excel power point – scarica l’esempio

 

Potete scaricare il file di esempio qui e contiene:
1) Il file di Excel contiene tutti dati delle vendite del primo trimestre; le analisi condotte riguardano la sopracitata analisi degli scostamenti, la percentuale di incidenza delle vendite per uffici, per servizi e un mix delle
due variabili.

2) Il file di Power Point è collegato alfile excel e contiene i vari dati di reporting pronti da proiettare nella riunione.

 

 Risorse per approfondire le tematiche su excel

www.excelling.it

20 siti cool su excel