Il recupero crediti è una fase importante nell’ambito della gestione di un’azienda. In questo articolo, diamo qualche suggerimento per  come farsi pagare dai clienti che tendono a trovare scuse per non pagare o pagare in ritardo.

Prestare un servizio o vendere un prodotto e poi non farsi pagare è una situazione spiacevole che può spesso accadere. Il recupero crediti deve pertanto essere sempre attivo all’interno di un’azienda in modo da evitare squilibri finanziari o svalutazioni di ricavi.

Quando ho a che fare con un nuovo cliente

Quando si ha a che fare con nuovi clienti è sempre conveniente verificare attraverso ricerche il loro stato di salute e il loro grado di solvibilità. Dare un’occhiata alla loro visura camerale può essere un punto di partenza. Spesso può essere conveniente chiedere un pagamento anticipato di tutto l’importo o di un 30-50% all’accettazione della nostra proposta di vendita.

In questo modo, prima di iniziare un lavoro o consegnare la merce potremo verificare se il cliente è un buon pagatore o meno. Una volta ricevuto il pagamento potremo eseguire la prestazione.

 

Mettete subito in chiaro le relazioni amministrative con il cliente

CI sono clienti, che vogliono fare “i pignoli” o i “complicati” per la modalità di ricezione delle fatture. Questa situazione capita soprattutto quando abbiamo a che fare con grandi aziende. Questo è dovuto essenzialmente per due motivi:

1) Il cliente in questione ha implementato un sistema di gestione avanzato e pertanto necessita che le fatture dei fornitori contengano determinate informazioni o codici (esempio numero  ordine di acquisto e benestare a fatturare, caricamento su portale), per gestire al meglio i flussi della contabilità per centri di costo.

2) Il cliente adotta una procedura complessa di fatturazione in modo tale da rallentare l’invio della fattura e di crearsi una strategie di dilazione dei pagamenti più allungata.

Quando ti trovi di fronte a questa tipologia di clientela, è bene che tu chiarisca subito con il tuo cliente alcuni punti chiave:

– procedura per la fatturazione;

– indicazione de dati fiscali della società a cui fatturare;

– referente amministrativo con cui dialogare sul tema fatture e recupero crediti. Molto spesso queste società demandano la fatturazione a uffici periferici ubicati all’estero.;

– definire le condizioni di pagamento. Questo punto è bene che lo indichiate con attenzione anche nella vostra offerta, che dovrà essere accettata dal cliente.

 

Strategia recupero crediti: la telefonata anticipata

Il portafoglio dei crediti si compone di crediti correnti e di crediti insoluti.

I primi sono quelli per i quali la fattura è stata inviata al cliente ma non siamo ancora arrivati a scadenza dei gironi di pagamento.

Le fatture insolute sono invece quelle che sono scadute.

Per i crediti correnti, si suggerisce  sempre di fare una telefonata al referente amministrativo del cliente qualche giorno prima della scadenza del credito. In questo modo mettete già pressione al cliente ed eventualmente potete captare se il cliente pagherà regolare o meno la fattura.

Nei casi di insoluti si proverà a telefonare per trovare un accordo o una dilazione dei pagamenti (piano di rientro) o si dovrà andare per vie legali.

Procedura recupero crediti

All’interno di un’azienda ci deve essere sempre un protocollo procedurale da seguire nel recupero crediti. Pertanto se non lo avete ancora redatto, dovete assolutamente attivarvi per farlo. Questa procedura deve contenete le varie fasi di recupero crediti e le relazioni tra i vari reparti aziendali. Sulla base della scadenza delle fatture, occorrerà seguire una serie di step.

Qui un semplice esempio di procedura del recupero crediti:

– qualche giorno prima della scadenza contatto il cliente;

– il giorno dopo la scadenza lo ricontatto per capire se il pagamento è stato avviato o meno;

– se dopo qualche giorno il pagamento non è ancora avvenuto, occorre richiamare e capire se c’è un problema di insoddisfazione o se c’è un loro problema;

– iniziare a ipotizzare interessi di mora o sospensione delle attività se sono ancora in corso;

– inviare una lettera al cliente come ultimatum minacciando di andare per vie legali;

– trascorsi quindici gironi, si prova a trovare una soluzione con il cliente (esempio piano di rientro, sconto fattura);

– andare per vie legali.

 

 

Se i cliente non paga è sempre conveniente andare per via legali? Prima di prendere questa decisione valuta se è conveniente o meno dal punto di vista economico. Infatti se la fattura ha un importo piccolo potrebbe costarti di più l’intervento da parte del legale

 

Nel tempo l’addetto al recupero crediti acquisirà un certa sensitivity e potrà fare un piano degli incassi sulla base delle scadenze dei possibili ritardi. Si potrà inoltre impostare un modello excel con indicazione dei dei giorni di pagamento e calcolo di una percentuale di svalutazione da far scattare ad un determinato ritardo.

In questo caso può essere interessante costruire un dashboard in excel per tenere monitorato il portafoglio dei crediti azinedali.

E voi quale procedura avete per gestire il vostro recupero crediti? Vi rivolgete ad agenzie specializzate nel recupero crediti? Quali risultati? Diteci la vostra lasciando un commento sotto.

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