Dashboard in excel: quali principi guida seguire durante la costruzione di un cruscotto aziendale per sintetizzare informazioni strategicamente rilevanti per prendere decisioni? Articolo dedicato a proporre alcuni suggerimenti da seguire per rendere efficace e flessibile il tuo dashboard excel.
Dashboard in excel ovvero una sintesi grafica composta da diverse parti contenenti informazioni rilevanti per dare una visione ad impatto immediato del business che si sta esaminando. In genere il dashboard è un mix visuale di tabelle, numeri e grafici. Lo strumento può risultare molto utile per riunioni e nella fase di “driving decision making“.
11 consigli pratici per dashboard in excel professionali
Vediamo ora di dettagliare quali possono essere i punti fondamentali da seguire per realizzare un modello di dashboard excel a valore aggiunto:
1) Definire a priori quali devono essere gli obiettivi del dashboard condividendoli con i Manager coinvolti: occorre sempre conoscere le esigenze e di conseguenza definire quali potrebbero essere le variabili da monitorare nel tempo (mese, trimestre, semestre, anno)
2) Disegnare il possibile lay out grafico prima su un pezzo di carta in modo tale da iniziare a definire il proprio puzzle di informazioni da evidenziare a livello di trend, perfomance e scostamento rispetto al budget o a risultati dei periodi precedenti.
3) Creare un modello semplice e facile da capire: l’output del dashboard deve avere un impatto visuale immediato e non deve essere molto articolato. Non riempite troppo l’area del cruscotto aziendale, ma cercate di creare armonia tra le varie parti enfatizzando con effetti a contrasto.
4) Utilizzate pochi colori: l’ideale sarebbe l’utilizzo di tre-cinque colori (esempio grgio chiaro, medio, scuro). Spesso c’è chi associa il colore del logo del brand con i risultati correnti per poi scendere di gradazione con budget e risultati dell’anno precedente.
5) I numeri vanno sempre allineati a destra: è buona prassi dare un ordine ai numeri allineandoli tutti in un unica direzione. La prassi dice di usare l’allineamento a destra
6) Sfruttare le formattazioni condizionali excel per dare forza all’enfasi dei risultati. Ad esempio quando viene proposta la tabelle delle analisi delle varianze rispetto al Budget, è opportuno inserire il deta in valore assoluto, in valore percentuale e poi dare ripetitività del riasultato attraverso formattazioni condizionali: frecce verso l’alto per risultati positivi o frecce verso il basso per quelli negativi; lo stesso effett può essere ottenuto con colorazioni di tonalità diverse: ad esempio blu per risultati positivi, grigio o rosso per quelli negativi).
Di seguito si riportano alcuni esempi semplicissimi di formattazione condizionale con excel:
7) Ricordati che se devi indirizzare l’attenzione a specifiche aree del dashboard che hanno bisogno di attenzione l’enfasi può essere data con contrasti di colore forte. Se invece l’obiettivo è quello di dare uniformità i colori dovranno avere un contrasto tenue.
8) La costruzione del file deve contenere fondamentalmente 3 fogli di lavoro:
- foglio di input o di raccolta dei dati
- Foglio di calcolo
- Dashboard excel
9) Utilizza le tabelle dati per favorire l’aggiornamento automatico degli intervalli dell’area che sarà poi oggetto di calcoli con formule.
10) Sfrutta la potenzialità delle tabelle pivot per aggregare e sintetizzare i dati rendendoli dinamici.
11) Utilizza il tool camera fotografica per creare tabelle dati dinamiche
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