Progettazione ed implementazione di un SCG nell’ambiro di un’azienda ipotetica

Parte terza: figure organizzative del si stema di controllo di gestione

Il sistema di controllo di gestione viene utilizzato dall’alta direzione a supporto delle decisioni strategiche, generalmente di competenza del Consiglio di Amministrazione, e dunque è quest’ultimo è il soggetto che meglio può apprezzarne l’efficacia e pertanto ne assume anche la responsabilità finale. Tale organo fissa le linee di indirizzo e verifica periodicamente l’adeguatezza e l’effettivo funzionamento del sistema, assicurandosi che i principali rischi aziendali siano identificati e gestiti in modo adeguato.

Potrebbe essere opportuno che il Consiglio di Amministrazione attribuisca all’Amministratore Delegato le responsabilità attinenti all’adeguatezza delle informazioni prodotte dal sistema rispetto alle esigenze informative del management, con particolare riferimento all’identificazione dei rischi aziendali, alla selezione degli indicatori chiave di performance ed alla struttura del sistema di reporting.

L’Amministratore Delegato nomina inoltre uno o più Preposti al controllo interno incaricati di coordinare e organizzare le attività di internal audit e che, nello svolgimento dei loro compiti, potrebbero anche essere investiti di responsabilità riguardanti il sistema di controllo di gestione. In tal caso è opportuno ricordare che normalmente i Preposti non dipendono gerarchicamente da alcun responsabile operativo e svolgono il loro compito direttamente in staff all’Amministratore Delegato, riferendo dell’operato anche al Comitato di controllo interno e sindaci. Nel rispetto delle procedure per il trattamento delle informazioni riservate adottate dal Consiglio di Amministrazione, spetterà inoltre all’Amministrazione Delegato garantire la diffusione delle informazioni sia all’interno delle società, per consentire un pieno allineamento dell’organizzazione alle azioni strategiche decise dal management, sia all’esterno per fornire un’informazione finanziaria trasparente, completa e tempestiva agli azionisti, al mercato ed alle autorità di controllo (in caso di società quotate).

Per quanto riguarda il Collegio Sindacale, per le società quotate detto organo ha la funzione di vigilanza sull’adeguatezza delle struttura organizzativa e del sistema di controllo interno, dunque la vigilanza include anche il sistema di controllo di gestione. Il Collegio Sindacale verifica pertanto che il sistema di controllo di gestione sia in funzione e sia costantemente adeguato alle diverse dimensioni aziendali e ai mutevoli fabbisogni informativi. A questo fine il Collegio Sindacale è destinatario del reporting aziendale prodotto dal sistema di controllo di gestione.

Il responsabile operativo è la figura incaricata della gestione continuativa del sistema e normalmente coincide con il Direttore Finanziario, il Direttore Amministrativo o il responsabile di pianificazione e controllo e condivide spesso tale incarico con il responsabile dell’area information technology. Tra le attività di questa figura rientrano la formalizzazione, la gestione e la verifica periodica del funzionamento del sistema, secondo le linee di indirizzo stabilite dal Consiglio di Amministrazione. Inoltre il responsabile operativo deve garantire la correttezza e l’affidabilità delle informazioni prodotte dal sistema e la funzionalità degli strumenti di pianificazione e controllo adottati. Nello svolgere questo compito, il responsabile operativo deve necessariamente avvalersi della collaborazione dei soggetti che sono incaricati della produzione dei singoli report. Il responsabile operativo viene definito anche controller, ovvero responsabile del controllo di gestione, e ricopre un ruolo chiave all’interno di qualsiasi azienda. Si occupa della raccolta delle informazioni, della previsione dell’andamento aziendale, del consuntivo dei risultati e dello scostamento dagli obiettivi prefissati individuandone le cause e progettando gli appositi correttivi. Il responsabile del controllo di gestione deve quindi essere in grado di definire i criteri per la progettazione e lo sviluppo dei sistemi di rilevazione e verifica delle informazioni, deve essere in grado di analizzare correttamente i dati per fare delle proiezioni e delle previsioni sui processi aziendali, verificare gli obiettivi in base ai dati e a consuntivo trovare le cause degli eventuali scostamenti. Il ruolo affidato al controller è importantissimo nella razionalizzazione dei processi e nel sistema di controllo, ma è comunque la “line” operativa a decidere: è appunto nei confronti di quest’ultima che il controller ed i servizi amministrativi devono svolgere una funzione d’informazione e più ancora di consulenza, dunque il controller viene considerato un ruolo di “staff”. Basti pensare al navigatore delle auto da corsa, che indica, secondo le informazioni a disposizione e gli obiettivi prefissati la direzione da prendere, ma è il pilota che infine prende le decisioni e mette in atto le operazioni: il navigatore è il controller, il pilota è l’organo che prende le decisioni per l’azienda. La carriera inizia solitamente con l’inserimento a livello impiegatizio per poi passare alla qualifica di quadro e poi di dirigente. L’apice della carriera è rappresentato dalla figura di Direttore Amministrativo ed infine di Direttore Generale. Al controller è richiesta una ottima capacità di analisi e precisione, un’altrettanto ottima capacità ai rapporti interpersonali, al problem solving, la capacità di lavorare in team, le capacità organizzative e gestionali e lo spirito di iniziativa. La figura del controller potrà essere anche esterna, ovvero il ruolo sarà ricoperto da un professionista esterno indipendente incaricato di fornire un servizio economico-finanziario al soggetto economico ed al management per la definizione degli obiettivi della pianificazione e la gestione dell’organizzazione, dunque sarà corresponsabile nel raggiungimento degli obiettivi.

Esistono anche dei soggetti che hanno la responsabilità dei singoli report prodotti dal sistema di controllo di gestione e della rispondenza dei medesimi ai requisiti richiesti dai soggetti utilizzatori in termini di qualità dell’informazione, frequenza, affidabilità e tempestività. Normalmente, tali responsabili coincidono con i responsabili di funzione o i capi reparto e sono essi stessi utilizzatori dei report che contribuiscono a produrre. È loro compito trasmetterli al responsabile operativo-controller che successivamente provvede a raccoglierli, integrarli, verificarne la rispondenza ai fabbisogni informativi del management e infine a distribuirli secondo i criteri stabiliti.