Progettazione ed implementazione di un SCG nell’ambito di un’azineda ipotetica

Parte quarta: il possibile piano di azione

Il possibile piano di azione si estrinseca in alcune fasi standard, che verranno adattate all’azienda contesto secondo le proprie caratteristiche ma soprattutto le proprie esigenze informative.

La prima fase riguarda la costruzione di un piano di sintesi del contesto competitivo, della strategia aziendale e dei principali fattori critici di successo e di rischio attinenti all’azienda che, nel loro insieme, determinano il fabbisogno informativo del management.

La seconda fase riguarda la progettazione del sistema di controllo di gestione, attraverso la predisposizione di un documento descrittivo interno idoneo ad illustrare i seguenti punti:

– soggetti responsabili del sistema;

– modalità di formalizzazione del sistema;

– struttura del sistema di reporting e contenuti informativi dei report prodotti dal sistema, fra cui: obiettivo del report, destinatario del report, dimensione di analisi, variabili oggetto di monitoraggio, principali indicatori chiave di performance e modalità di determinazione, tempestività e frequenza del reporting, integrazione con i sistemi informativi ed informatici dell’azienda, implementazioni previste nel prossimo futuro o piano d’azione.

La terza fase riguarda la valutazione di adeguatezza del sistema di controllo di gestione progettato, con riferimento alla capacità del sistema di soddisfare i fabbisogni informativi dell’alta direzione a supporto della gestione aziendale. La valutazione verrà condotta secondo una prospettiva qualitativa in rapporto alla specificità aziendale, alle caratteristiche settoriali e soprattutto rispetto alle priorità del top management. Risulterà necessario coinvolgere direttamente, alla luce di quanto detto, i dirigenti per definire le informazioni prioritarie di cui hanno bisogno. Potrebbe essere utile, in tal senso, condurre interviste con i manager al fine di stimolare una riflessione critica sui principali fattori di rischio e di successo dell’attività aziendale e verificare l’effettiva copertura delle informazioni disponibili rispetto a tali variabili. In altre parole, si tratta di verificare che per ogni fattore critico di successo o business risk esista un corrispondente indicatore chiave di performance. Risulterà opportuno assicurarsi che il sistema sia tale da consentire, oltre che un tempestivo monitoraggio dei principali fattori critici di rischio e di successo della aziende, anche una corretta valutazione di performance, intesa come raggiungimento degli obiettivi aziendali, sia in rapporto agli andamenti storici sia alle aspettative di budget. Le aree di verifica, infine devono essere analizzate non solo in funzione del modello di business e della struttura organizzativa attuali, ma anche in considerazione dei piani di sviluppo della società, garantendo così la coerenza tra il sistema di controllo di gestione e le necessità organizzative implicitamente derivabili dal piano industriale.

La quarta fase avrà per oggetto la valutazione dell’affidabilità del sistema di controllo di gestione ovvero la verifica del funzionamento del sistema in relazione all’effettiva operatività delle procedure e degli strumenti connessi alle funzioni di pianificazione e controllo, nonché alla correttezza dei dati e delle informazioni prodotte. Le attività di verifica verranno poste in essere in due sotto fasi:

– la prima fase di rilevazione e verifica dell’operatività del sistema, ovvero rilevazione delle specifiche di funzionamento del sistema e delle procedure operative effettivamente esistenti all’interno dell’azienda. Deve essere condotta, dunque, una verifica di conformità del sistema in essere rispetto alle previsioni contenute nel documento descrittivo interno;

– la seconda fase di verifica dell’affidabilità delle procedure utilizzate per la predisposizione dei dati e delle informazioni prodotti dal sistema di controllo di gestione, ovvero fase di analisi volta alla verifica dell’affidabilità delle procedure utilizzate per la predisposizione dei dati e delle informazioni prodotte dal sistema di controllo di gestione.

Completate le quattro fasi, verificate l’affidabilità e l’adeguatezza del sistema di controllo di gestione, il passo successivo consiste nella fase di implementazione dello stesso sistema, facendo riferimento al documento descrittivo interno. Il risultato dell’implementazione dovrà dare alla luce il documento descrittivo definitivo, da noi chiamato Memorandum, suddiviso in tre parti:

– descrizione del sistema di controllo di gestione;

– illustrazione del quadro sintetico delle eventuali problematiche rilevate nel corso dell’attività di analisi;

– illustrazione del piano per eventuali azioni di adeguamento del quadro sintetico.

Con particolare riguardo alla prima parte, questa implica la descrizione specifica delle aree sottoposte ad analisi in termini di schema di gruppo, aree d’affari e livelli organizzativi, con dettaglio degli eventuali sistemi in outsourcing, oltre alle componenti del sistema di controllo di gestione e le competenze riservate ai responsabili del sistema. In particolare, riguardo alle componenti del sistema, verranno sviluppati i seguenti punti: descrizione delle attività e delle procedure di controllo per il monitoraggio dei fattori critici di successo, dei business risk e della performance aziendale, descrizione del sistema degli strumenti tecnico-contabili di controllo, ovvero contabilità analitica, contabilità industriale, sistema di budgeting, altri strumenti di contabilità direzionale come Activity Based Costing, Balanced Scorecard, descrizione del sistema informativo direzionale dedicato alla raccolta, selezione e distribuzione delle informazioni rilevanti per il management, come il sistema di reporting.

Le altre due parti riguarderanno il caso in cui verranno riscontrate aree critiche e, di conseguenza, verranno posti in essere dei miglioramenti, indicando esplicitamente il problema per cui la soluzione è stata proposta, i responsabili incaricati ed i tempi di realizzazione previsti.