Power query excel: un esempio pratico di utilizzo

Power query excel è uno strumento, che permette di aggregare, trasformare, accodare e pulire i propri database aziendali. Offre la possibilità di unire più fonti dati e di creare query personalizzati per estrapolare in maniera automatizzata i dati necessari.

In questo articolo, si propone un semplice utilizzo di PowerQuery, al fine di permettere al lettore di comprendere le reali potenzialità del tool di casa Microsoft.

Power Query: cenni introduttivi e caratteristiche

Per chi volesse approfondire meglio che cos’è Power Query e le sue principali peculiarità, suggeriamo di leggere i seguenti articoli:

– Power query per sistemare e organizzare i tuoi dati aziendali

– PowerQuery il tuo potente alleato per il data cleaning

– Power query: l’add in per importare dati da più fonti

– La trasposizione delle tabelle con PowerQuery attraverso la funzione unpivot

Power Query: esempio di utilizzo nella gestione delle vendite

Supponiamo di avere a disposizione un semplice database delle vendite, contenente le seguenti informazioni:

Year
Quarterly
Product
Country
Quantity
Price
Salesman

Il nostro obiettivo è quello di creare delle query personalizzate da condividere con i vari venditori o Salesman.

5 step per ottenere la tabella di sintesi delle quantità vendute da un venditore

Di seguito sono indicati gli step da seguire:

1) trasformare il database in formato tabella: posizioniamoci su una cella della base dati, andiamo su inserisci e clicchiamo su tabella; apparirà la seguente finestra di dialogo e faremo “ok”

2) Entriamo nel menu excel dati e procediamo ad importare i dati in Power query, scegliendo “da tabella”, come indicato nell’immagine riportata qui sotto:

Excel vi restituirà una nuova area di lavoro dove saranno riepilogate le varie informazioni del database:

3) Selezionate il filtro “Salesman” e selezionato il venditore per cui si vuole creare la query e fate clic su “OK” (nel nostro caso abbiamo selezionato il nome Mendoza):

4) Cliccate su chiudi e carica e il gioco è fatto. Avete creato una tabella di sintesi delle vendite di Mendoza. Questa informazione potrà poi essere aggiornata progressivamente all’inserimento di nuovi dati di vendita

5) Ripete l’operazione indicate al punto 3) anche per tutti gli altri venditori. In questo modo potrete  creare e automatizzare la vostra reportistica personalizzata verso la rete commerciale.

Come potete constatare in pochi semplice passaggi andrete ad automatizzare una serie di operazioni evitando il noioso percorso di :

– filtra il venditore

– seleziona le informazioni

–  copia

– incolla tabella e formatta.

L’altro vantaggio è rappresentato dall’automazione. Ogni volta che si aggiungeranno nuove vendite di Mendoza basterà posizionarsi sulla tabella e cliccare su aggiorna:

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