Power Query excel è uno strumento presente nei fogli di calcolo excel, che può risultare un alleato prezioso per efficientare il processo di data cleaning e sistemazione dei propri dati aziendali. La realizzazione di una base dati omogenea e ben strutturata è un passaggio fondamentale, che non va trascurato.

 

Power Query excel presenta diverse opportunità e funzioni che possono rendere più agevole il processo di “sgrezzamento e sistemazione dei dati“. In questo articolo vediamo alcuni dei suoi  elementi chiave di questo strumento.

 

Recupera e riorganizza i dati da diverse fonti

Power Query excel permette di caricare dati provenienti da diverse fonti e successivamente di elaborarli e riorganizzarli a piacimento lavorando sulle colonne. E’ possibile caricare dati provenienti da fonti esterne o da web o da file interni in formato .xls, .txt., .csv o ancora da sistemi erp tipo oracle, sap, Microsoft Dynamic, database in access.

La prima evidenza di Power Query è il fatto, che una volta compreso nella sua interezza può davvero ribaltare i canoni classici del modus operandi di excel e andare a sostituire in una molteplicità di situazioni, quegli automatismi complessi che sono ottenibili solo con la costruzione di macro o l’utilizzo di formule complesse.  Ad esempio relativamente a un database delle vendite possono andare a creare delle query che mi organizzeranno i dato per singolo venditore.

Queste informazioni potranno poi essere salvate in forma tabellare e aggiornarsi ogni volta che il database vendite saranno alimentate con nuove informazioni. In questo modo la comunicazione e la reportistica con i vari venditori sarà automatica e molto semplificata.

Accodare tabelle con Power Query

Pensate anche al caso inverso, in cui ogni settimana riceve un elenco di vendite dai venditori strutturate su un medesimo format.

Per importare queste informazioni in un unico database avete 3 strade:

– utilizzare il ripetitivo copia & incolla

– creare una macro d’importazione dei dati

– utilizzare la funzione “accoda” di Power Query, che vi permetterà di creare automatismi per accodare le varie tabelle provenienti dai venditori.

 

Fare il merge di 2 o più tabelle con Power Query

Power Query permette anche di mettere insieme dati provenienti da diversi file sorgenti, mettendole in relazione attraverso una chiave comune. Questo procedimento è molto veloce e vi evita di utilizzare le formule cerca.vert o indice.confronta. Una volta appreso il meccanismo vi sembra tutto innovativo e l’utilizzo di excel classico vi sembrerà davvero obsoleto.

 

Date e aggregazioni temporali

Un altro punto di forza di questo potente add in di excel è quello relativo alla strutturazione delle date. Infatti sarà possibile implementare un meccanismo di estrazione ed elaborazione delle date presenti in un database e procedere a creare  colonne contenente l’anno, l’accorpamento per trimestri, mesi, ecc.

 

Estrazioni dati o sostituzioni testuali

E’ altresì possibile evitare l’utilizzo di formule testuali o logiche, in quanto Power Query offre diverse possibilità di normalizzare i dati senza dover ricorrere alle sinistra(), destra(), lunghezza(), stringa.estrai(), ecc.

 

Risorse per approfondire

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