Power Query excel: come utilizzarlo [esempio pratico]

Power query excel è un tool molto prezioso di Casa Microsoft per raccogliere, sistemare, aggregare dati provenienti da fonte diversa. In questo articolo mostriamo le potenzialità dello strumento riportando un caso pratico di utilizzo.

Power Query excel: cenni introduttivi, vantaggi, peculiarità e opportunità

Per chi non conosce ancora lo strumento Power query excel, invitiamo a passare qualche minuto a leggere i seguenti articoli, dove sono sintetizzati vantaggi e principali caratteristiche di questo tool:

1) Power Query add in per importare dati da diversi fondi

2) Recupera e trasformare dati con unpivot power query

3) Come “pulire” e organizzare al meglio i tuoi dati aziendali con PowerQuery

4) Creare base dati efficienti con Power Query excel

5) Esempio pratico per partire a utilizzare Power Query

6) Come sfruttare le peculiairità di  PowerQuery

7) Strategia data cleansing con PowerQuery Microsoft

8) Come creare tabelle dinamiche con Microsoft PowerQuery

Un esempio di come utilizzare Power Query

Vediamo il caso dell’azienda Alfa operante su commessa, che utilizza ancora molti dati in modo disaggregato e provenienti da diverse fonti. La maggior parte dei dati aziendali vengono gestiti ancora in excel.

Azienda Alfa: dati disaggregati e riscritti più volte da soggetti diversi.

L’azienda Alfa aveva l’esigenza di migliorare la comunicazione tra i reparti estrapolando i diversi dati di vendita e creando report automatici e che si aggiornavano in tempo reale. Questi dati erano prevalentemente informazioni di vendita.

Queste informazioni erano importanti, che fossero inviate al reparto di competenza per l’evasione dell’ordine in modo da favorire un approccio più dinamico e costantemente sotto controllo.

I reparti interessati a ricevere specifici flussi informativi erano prevalentemente 5.

Ognuno aveva bisogno di conoscere determinate informazioni specifiche per le varie divisioni in modo da gestire al meglio le commesse entranti.

L’addetto alla gestione delle vendite era solito inviare mail di comunicazioni alle varie divisioni, creando tuttavia una situazione di dati disaggregati. I vari responsabili di produzione andavano a ricopiarsi in nuovo file attraverso un faticoso processo di copia e incolla i dati contenuti nelle mail. Attività, che facevano di loro iniziativa per avere tutti i dati a disposizione.

Questo approccio, come potete capire, era molto ridondante e comportava inutili perdite di tempo: infatti tutti i dati erano già presente nel database gestito dall’addetto alle vendite.

Perché

 riscrivere nuovamente i dati e creare nuove basi dati probabilmente scritti in modalità disomogenea rispetto alla fonte principale?

Fu questa la domanda, che fu fatta dal consulente di direzione, durante una riunione di analisi dei bisogni e delle migliorie di processo. L’imprenditore dell’impresa Alfa, capì al volo la questione e chiese al consulente direzionale di individuare una soluzione.

Azienda Alfa: suggerimento di utilizzo power query

Il processo ideale sarebbe stato quello di utilizzare un sistema gestionale integrato dove condividere i vari dati a livello aziendale.

In questo momento, tuttavia, si scelse di trovare una soluzione immediata e contemporaneamente ragionare su un futuro percorso di implementazione di un ERP.

Il consulente direzionale suggerì i seguenti step:

– Individuare delle procedure sul modo di scrivere i dati aziendali in modo da renderli il più omogeneo possibile

– Utilizzo di Power query excel per creare una tabella dinamica, che si auto aggiorna quando si inseriscono nuovi dati nella fonte iniziale

– Sistemazione dei dati con power query

– Creazione di report personalizzati per divisione con inserimento dei campi colonna ritenuti indispensabili per le esigenze dei capi produzione

– Creazione di query ad hoc per singola divisione.

Risultato: più efficienza meno dati disaggregati

Questo approccio ha pertanto permesso di avere un processo di distribuzione dei dati in modo più omogeneo e pratico.

I capi di reparto hanno ridotto la perdita di tempo del dover riscrivere i dati e di dedicare maggior tempo alla pianificazione e all’analisi qualitativa del dato.

Fin da subito si è creato un modus operandi dinamico e di self business autonomation.

Step finale

Lo step fnale è stato quello di utilizzare questa base dati ben strutturata per creare dei visual report attraverso l’utilizzo di Power BI. Ma questa è un’altra storia…..e ve la racconteremo un’altra volta. Qui ci fermiamo sottolineando, come in pochi semplici passaggi, la nostra aizenda Alfa, ha ottimizzato il suo modo di gestire ed elaborare il dato, favorendo un approccio orientato a quanto segue:

– cura del dato

– riduzione drastica di base dati contenenti le stesse informazioni ma scritte da persone diverse in omenti diversi

– risparmio di tempo

– creazione di query personalizzate e auto aggiornanti.

Queste attività devono essere seguite in modalità collaborative, coinvolgendo le persone che necessitano delle informazioni, in modo da creare report ottimizzati fin da subito.