Excel ha indubbiamente introdotto migliorie e nuovi tools molto adeguati per rendere perfomanti i report aziendali destinati al monitoraggio deiKPI  aziendali. Molto interssanti sono le sparklines o mini grafici, che vengono collocati all’interno di una cella del vostro foglio di calcolo.

Sparklines per migliorare la data visualization dei tuoi cruscotti aziendali. Scopo di quest’articolo è quello di  passare in rassegna alcuni utili funzioni e strumenti di Excel per migliorare dal punto di vista della creatività i  corporate dashboard; in particolare, nella prima parte del presente articolo ci focalizzeremo sulla creazione di micro trend chart con l’ausilio di semplici funzioni di Excel: Ripeti e Max.

Le sparklines, tool implementato ed utilizzabile sdalla versione Excel 2010; il temine sparkline fu  coniato dall’americano Edward Tufte, professore emerito in Scienza Politica, Statisitca e Scienza del Computer, alla Yale University.

Tufte descrive le sparklines nel seguente modo: kind of “word” that conveys rich information without breaking the flow of a sentence or paragraph made of other “words” both visual and conventional.

In altre  parole le sparklines, come avremo modo di vedere, più avanti possono essere catalogati come grafici energici, molto semplici e delle dimensioni simili a una parola.

Nel caso di Excel sono mini grafici, che a differenza di quelli tradizionali, si collocano direttamente nella cella di Excel.  Per chi fosse interessato ad approfondire i masterpiece realizzati da Tufte suggeriamo di visitare il seguente link: http://www.bissantz.de.

 

La funzione ripeti() per creare i mini trend

Proiettiamoci nel mondo dei grafici in miniatura e come detto nella parte introduttiva consideriamo le opportunità offerte dalla funzione “Ripeti”; questa fx molto banalmente serve per ripetere una stringa o un carattere specificato per tante volte quante indicate nel secondo parametro.

La sintassi della funzione è la seguente: =RIPETI(testo;numero), pertanto se noi scriviamo =RIPETI(“a”;3), il risultato che scaturirà sarà: aaa. Nel nostro specifico caso, la suddetta funzione ci sarà molto utile creare dei trend concernenti l’andamento delle vendite. Qui di seguito un esempio pratico per comprenderne immediatamente le potenzialità.  Supponiamo di avere in una tabella un elenco di uffici di vendita  e le relative sales del mese.

Per migliorare l’aspetto della nostra tabella e dare un maggior impatto visivo potremmo aggiungere una terza colonna e utilizzare la funzione ripeti come indicato qui di seguito: =RIPETI(“I”;B2/10), dove B2 rappresenta l’importo della vendita associata all’ufficio di Barcellona; B2 viene poi diviso per 10 per ridurre le lineette e riproporzionar il grafico entro uno spazio ideale. (Altrimenti avremmo 100 barre).

sparklines

La funzione Ripeti può poi essere aggregata alla funzione “Max” per delimitare l’intervallo dei valori:

=RIPETI(“I”;B2/MAX($B$2:$B$9)*100)

 

La funzione Ripeti rende  poi possibile la costruzione di vere e proprie barre simili ai tradizionali istogrammi.

Digitiamo nell cella A1 il carattere: █ e scriviamo la seguente formula:

=RIPETI($A$1;B4/MAX($B$4:$B$12)*20)

Il moltiplicatore * 20 può essere personalizzabile e anche in questo caso consente di variare la lunghezza delle barre.

E’ anche possibile traslare le barre orizzontali in verticali come se fossero dei veri e propri istogrammi:

  • Selezioniamo le colonne Office e Sales,
  • Fai click su copia
  • Andiamo in un nuovo foglio e utilizziamo la opzione incolla speciale: valori e trasponi

La tabella incollata sarà di questo tipo:

 

  • Andiamo nella cella B4 e scriviamo la seguente formula: =RIPETI($A$1;B6/MAX($B$6:$I$6)*20)
  • copiamo la formula fino alla cella J4

 

Il risultato sarà una tabella come quella riportata qui sotto:

 

 

Grafici sparklines: come crearli e come sfruttarli

In questa seconda parte ci dedichiamo alla descrizione e all’utilizzo delle Sparklines, grafici in miniatura, contenuti in una cella Excel, molto utili per evidenziare a colpo d’occhio trend e variazioni di determinati indicatori di performance. Il limite rispetto a un grafico tradizionale  è che la sparkline creata in una cella può solo rappresentare graficamente un’unica serie di dati.

 

Bastano pochi passaggi per creare un grafico sparkline:

1) Selezioniamo l’area dati di interesse

2) Dalla sezione inserisci, scegliere nei grafici sparkline una delle tre tipologie possibili: Linee, Istogrammi, Positivi/negativi

3) Compiliamo le informazioni richieste dalla finestra di dialogo e il gioco è fatto

4) Facciamo click su ok; secondo il tipo di grafico scelto avrete i seguenti risultati come output finali:

 

 

Una volta realizzati i grafici, possiamo procedere a customizzazioni attraverso l’apposita area progettazione, che vi apparirà nel menu in alto, non appena selezionerete l’area dove sono state collocate le sparklines.

Le personalizzazioni delle sparklines consentono, tra l’altro, di cambiare colori, spessori, indicare con un colore diverso i punti minimi e massimi, positivi e negati, primo o ultimo di un trend.

Come avrete avuto modo di costatare l’utilizzo di queste nuove funzionalità è molto intuitivo e semplice, pertanto aggiungendo un pizzico di creatività, sarà possibile rendere più performanti e comunicativi dal punto di vista dell’impatto visivo i vostri reporting.

 

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Esempi di dashboard excel

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Esempio di dashboard in excel per monitorare la pipeline commerciale

Dashboard e kpi analysis

Dashboard per le risorse umane

 

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