Quando si lavora in team con fogli di calcolo può essere opportuno inserire note o commenti in un file excel. Questa operazione a prima vista può sembrare banale, ma può risultare invece preziosa.

 

In questo articolo, vengono analizzate le finalità, per cui i professionisti usano i commenti in un file  excel. Saranno poi passati in rassegna elementi chiave come ad esempio: dove trovare i commenti, le loro principali peculiarità, come cambiare forma, colore, dimensione e carattere. Infine saranno riportate alcune riflessioni sul perchè i commenti possono essere utili nella costruzione di un cruscotto aziendale o in un modello excel.

 

Le finalità dei commenti excel

Inserire note o commenti in un file Excel può avere diverse finalità; vediamole insieme qui di seguito:

– spiegare il calcolo o una formula inserito in una cella excel

– dare indicazioni sulle modalità di compilazione di un determinato modello excel

– fare osservazioni per chiedere eventuali verifiche su un determinato dato inserito nel nostro file excel

– inserire un reminder per periodi successivi per tenere traccia di ragionamenti o ipotesi definite per gestire determinate situazioni o scenari

– favorire una logica operativa collaborative, soprattutto quando si lavora su file condivisi.

 

Dove trovare i commenti nel foglio di calcolo

L’opzione commenti excel si trova nella sezione revisioni, come evidenziato nello screenshot riportato qui sotto:

 

Pertanto posizionandoti su una cella  e procedendo a cliccare su inserisci commento, apparirà una finestrella  di forma rettangolare solitamente gialla.

Il contorno rettangolare presenta degli angoli e dei piccoli quadratini posizionati al centro di ogni lato, che ti permetteranno di trascinare il commento o di modificare le dimensioni.

 

Il riquadro del commento servirà per inserire il testo del vostro commento. Una volta che avete scritto il contenuto e formattato il vostro testo, potrete uscire dal riquadro del commento, cliccando su un qualunque punto del vostro file excel. Di default il vostro commento si nasconderà.

Nella cella dove avete inserito il commento vedrete un triangolino di colore rosso nell’angolo in alto a destra della cella.

 

Per rendere visibile il commento sarà sufficiente posizionarsi sulla cella con il mouse.

Caratteristiche dei commenti excel

I commenti in un file excel presentano diverse peculiarità:

– personalizzazione a livello di aspetto

– colorazione sfondo e linea

– dimensione

– allineamento

– margini

– visibile o nascosto

– protezione.

 

Ricorda: un commento in un file excel può anche essere inserito posizionandosi su una cella,

cliccando il tasto destro del mouse e scegliendo l’opzione inserisci commento

 

E’ possibile cambiare forma al commento in un file excel?

La risposta è positiva, dovete tuttavia richiamare una funzione che non è presente nelle sezioni standard di excel. occorre pertanto procedere nel seguente modo:

– Cliccate sulla sezione excel “file”

– Scegliere nell’elenco “opzioni”

– Scegliere “barra di accesso rapido”

– Selezionare “Tutti i comandi”

– Cercare “cambia forma”

– Spostarla nel riquadro di destra

– Fare clic sul tasto “OK”

commenti in un file excel

 

Pertanto ora se cliccate sulla cella dove avete inserite il commento, cliccate su modifica commento, potrete modificare la  forma:

 

In conclusione

Come potete intuire l’inserimento dei commenti in un file excel, vi permetterà di dare un tocco di professionalità al vostro modello.

Un altro aspetto rilevante è quello di poter mappare passaggi fondamentali per ricordare come avete realizzato il file excel.

Molti file excel sono personalizzati all’ennesima potenza. Un commento può supportare a tenere traccia di tutto. A distanza di tempo i commenti excel possono contribuire a ricordarsi il modo di costruzione di un modello.

Immaginate ad esempio quando si lavora alla costruzione di un dashboard excel: inserire commenti in alcune cella può essere fondamentale qualora poi si debba procedere a rettifiche o a variazioni di formule.