La costruzione di modelli aziendali excel, richiede una fase di audit in modo da verificare che le formule inserite siano corrette. In questo articolo vediamo come verificare in modo professionale, la validità del modello, oltre ad alcuni suggerimenti di protezione.

I modelli aziendali excel, in genere richiedono alcune best practices da seguire.

Come costruire il modello aziendale excel

In genere è opportuno seguire i seguenti punti:

– creare un foglio di input dove inserire la basedati

– utilizzare uno o più fogli di calcolo (tabelle pivot, impostazione dei trend, ecc)

– realizzare un dashboard di sintesi.

Questa è la linea base da seguire, poi chiaramente l’impostazione può dipendere dalla complessità del file. Ci sono infatti modelli excel che possono avere i dati di input e di output in un unico foglio di lavoro. Sul tema delle best practices dei dashboard aziendali e dei grafici avevamo già dedicato un articolo, che vi invitiamo a leggere.

Validare i modelli aziendali excel

La validazione di un modello excel, richiede una fase di controllo delle formule e una fase di testing. In genere è preferibile che la fase di test, venga eseguita da una persona diversa da chi ha realizzato il file. Nel caso il file creato sia stato frutto di un lavoro di team, coinvolgete una terza persona.

Per validare il vostro template vi suggeriamo di procedere andare nella sezione excel “formule” e “verifica formule”, poi optate per le diverse funzioni disponibili:

modelli azinedali excel
– trova celle precedenti

– individua celle dipendenti

– mostra formule

– controlla errori.

Di seguito ad esempio riportiamo una tabella, con analisi delle precedenti:

In questo modo potete verificare i vari collegamenti nella costruzione delle formule.

Sotto invece riportiamo un esempio di verifica di celle dipendenti. Funzionalità molto utile per verificare che tutte le formule della % di margine siano state trascinate correttamente.

 

L’opzione mostra formule, ci permette di vedere le seguenti formule:

Proteggere il file dei tuoi modelli aziendali excel

Una volta che avete completato la fase di test. Potete procedere a procedere alla protezione del file. Questa operazione è buona prassi da seguire qualora il file debba essere condiviso con altre persone.

Occorre ricordare che i dati di input dovranno essere lasciati liberi. Evidenziate pertanto le celle che possono essere modificate e fate formato celle, poi andate in protezione e spuntate la voce bloccata e cliccate su okay. Ripetute l’operazione per altre celle che volete lasciare sbloccate.

Sotto potete vedere uno screenshot di esempio:

A questo punto siete pronti per proteggere il file. Andate nella sezione revisione e scegliete proteggi foglio di lavoro. Vi apparirà la seguente finestra di dialogo:

Inserite una password e definisci le operazioni consentite a tutti gli utenti del foglio di lavoro e poi premere okay. Il vostro modello aziendale excel sarà protetto.

Aggiungere le istruzioni del modello

Prima di condividere il template excel  che avete creato, vi suggeriamo di aggiungere un foglio di lavoro dove:

– spiegate lo scopo del file

– indicate per ciascun foglio di lavoro una descrizione (a cosa serve e in cosa consiste).

– linkate i nomi dei fogli di lavoro cn i collegamenti ipertestuali

Questo semplice step sembra banale ma è un modo per rendere professionale il tuo file.

Risorse aggiuntive

Per la verifica dei tuoi file excel può essere anche utile l’utilizzo delle formattazioni condizionali.