Applicazione della matrice di Eisenhower con excel: a cosa serve e come utilizzarla.

Ogni giorno siamo obbligati a prendere una miriade di decisioni per svolgere al meglio il nostro lavoro. Siamo però davvero sicuri che tutto ciò che facciamo serva davvero a renderci efficienti ed efficaci? Non è che alcune cose che ci ostiniamo a fare ci portano via più tempo rispetto al reale impatto che ci danno? Ci stiamo avvicinando con quella specifica azione al nostro obiettivo?

Dando per scontato di avere ben chiaro l’obiettivo cui vogliamo tendere, di seguito analizzeremo una strategia che può tornarci utile nella vita di tutti i giorni.

Per far ciò naturalmente utilizzeremo un foglio dedicato in Excel da tenere sempre a portata di mano quando facciamo “il punto della situazione”.

 

Partiamo dalla base, chi era Eisenhower e cosa ha inventato.

Generale americano e 34° presidente degli USA Dwight D. Eisenhower ha avuto una carriera brillante che, giustamente, l’ha portato a dover affrontare milioni di problemi e di doversi interfacciare con un’infinità di persone. Per prendere le migliori decisioni ha messo “nero su bianco” le sue attività e ha creato la matrice che riporta il suo nome.

A cosa serve la matrice di Eisenhower.

Serve per riordinare le idee e dare le giuste priorità.

Di fronte ad un’attività bisogna chiedersi quanto questa sia utile ed importante per noi. Per capire esattamente cosa fare si può usare questo strumento semplice ma efficace con cui riflettere e focalizzare il problema.

Ponendosi due domande e dandosi due semplici risposte si può indirizzare l’attività nel migliore dei modi, vagliando quattro possibilità d’azione.

 

Quali domande farsi e quali risposte darsi.

Bisogna semplicemente chiedersi se ciò che si deve fare è urgente e importante e rispondere a ciascuna delle due con un sì o con un no.

La combinazione di urgente/importante e sì/no è fondamentale.

Le risposte possibili sono:

1) Urgente e importante;

2) Non urgente e importante;

3) Urgente e non importante;

4) Non urgente e non importante.

 

Ricordiamoci i numeri e l’ordine appena visto.

 

Vediamo ora a cosa corrisponde nella pratica ciascuna risposta.

Dopo aver individuato la risposta corretta bisogna concentrarsi sull’azione da compiere che rispettivamente sarà da fare subito, da posticipare, da delegare e da cestinare o archiviare.

Riepilogo per semplicità i passaggi con l’aggiunta di un elemento, il quadrante della Matrice incaricato di accogliere la nostra to-do list:

matrice Eisenhower con excel

Cosa fare dopo aver ottenuto la risposta

Dopo esserci chiesti se un’attività sia urgente o meno, importante o meno dobbiamo inserire l’attività nella matrice/quadrante.

Come è fatta la Matrice

È semplicemente una tabella con quattro quadranti in cui allocare nel campo corretto l’attività presa in considerazione. In base ai numeri ed all’ordine visto sopra relativamente alle risposte possibili, basta inserire l’attività nel corretto campo.

“Se non pago entro fine settimana il fornitore X, non potrò più avere elettricità in casa!”, possiamo dire che è urgente? Sì! È importante? Decisamente sì! Quindi doppio sì, è una cosa da fare subito!!
E così via. Di base il ragionamento da fare è questo.

Ricorda: La vera difficoltà è concentrarsi e approfondire il singolo task da valutare

Relativamente all’analisi della singola attività non posso essere più di tanto d’aiuto anche se il mio consiglio è quello di iniziare a segnare tutte le attività che ci vengono in mente e nel caso correggere l’allocazione in un secondo momento.

Posso invece esserti d’aiuto per quanto riguarda la compilazione della Matrice.

Ho fatto un file Excel il cui screen è riportato qui sotto e che è scaricabile liberamente.