Quando si costruisce un modello di master budget entrano in gioco diversi fattori critici che possono influenzare il suo processo di costruzione. La cultura aziendale orientata al budget aziendale è un elemento su cui puntare in modo da motivare il management. In questo articolo, analizziamo le varie parti di un budget, il gruppo di lavoro, le tipologie.

La fase di realizzazione di un modello di master budget deve essere un azione che nel tempo deve diventare di routine. In particolare, deve essere supportata con le giuste motivazioni e i giusti stimoli. Un manager non pienamente coinvolto, si troverà demotivato nella fase di preparazione e di discussione del budget.

Master Budget: quali sono le sue componenti?

Il master budget è costituito da 3 parti, che interagiscono tra loro:

1) Budget economico previsionale dei ricavi e dei costi: occorre stimare principalmente i volumi di  vendita, i costi  di produzione, commerciali, amministrativi e di struttura.

2)  Impieghi e fonti previsionali, per verificare le immobilizzazioni, gli investimenti pluriennali necessari (spazi, attrezzature, macchinari, ecc) e allocazione di fondi;

3) Flussi di cassa previsionali al fine di stimare le entrate e le uscite monetari. Questa fase è importante per verificare la fattibilità finanziaria del piano economico e per verificare eventuali squilibri finanziari

Budget:chi lo fa?

La costruzione di un budget è una fase molto delicata. Pertanto, occorre, definire fin da subito chi deve seguire le varie fasi.

In aziende piccole, in genere questo compito è seguito direttamente dall’imprenditore, con il supporto del commercialista o del reparto amministrativo.

In aziende più strutturate, il processo è molto più articolato e richiede la formazione di un gruppo di lavoro, che di solito coinvolge figure appartenenti a diversi reparti aziendali.

Si suggerisce di predisporre una sorta di organigramma con evidenza delle persone e delle mansioni coinvolte. In questo modo ci sarà chiarezza su chi deve fare che cosa.

Chi scrive suggerisce di fissare una riunione dove si stabiliscono compiti e tempistiche di consegna delle informazioni necessarie. Occorreranno poi riunioni periodiche per verificare lo stato avanzamento delle attività.

Master Budget: tipologie

Il budget può, come dicevamo, essere considerato un’attività stimolante o demotivante da parte dei manager e dal personale che deve partecipare alla sua costruzione. Queste due opinioni divergenti possono dipendere da alcuni fattori, come ad esempio:

1. il grado di coinvolgimento

2. la cultura aziendale sulla funzione del budget

3. Modello di controllo del budget

4. Definizione degli obiettivi e  loro livello di misurazione.

Un altro aspetto da considerare è come viene condotta la gestione del budget. Infatti possiamo evidenziare come il budget può essere impostato in tre modalità:

Budget di tipo gerarchico: in questo caso il budget è definito dal Top Management o dall’imprenditore stesso. Obiettivi, risorse necessarie e misurazione delle perfomance sono tutte decise dall’alto

Budget di tipo intermedio: la preparazione del budget prevede una qualche forma di partecipazione dei manager di reparto con condivisione delle responsabilità e discussione

Budget collaborativo: il budget viene costruito con approccio collaborativo. Si discute e si arriva a condividere obiettivi, risorse necessarie, modello di misurazione delle performance.

Master Budget

Master Budget: esempi di struttura

I modelli  excel di master budget non sono uguali per tutte le aziende, ma possono avere una struttura diversa a secondo della tipologia di business. Generalmente possiamo distinguere tre principali categorie:

1) Aziende che producono o che operano nel comparto manifatturiero

Queste aziende per la costruzione del master budget dovranno focalizzarsi sulle vendite e le quantità di prodotti da vendere. Dalla variabile vendite sarà poi possibile procedere a cascata alla determinazione dei costi di produzione:

– costi del materiale

– impiego della forza lavoro

– altri costi produttiva o di struttura

Questa struttura ci permetterà di calcolare il margine di contribuzione caratteristico derivante dalla fase produttiva.

Ai suddetti costi, dovremo poi aggiungere i costi generale e amministrativi e i costi delle  vendite.

La costruzione di un simile master budget richiede un’analisi strategica del mercato al fine di definire i possibili flussi di ricavi.

A questo punto occorre porsi la domanda: che cosa mi serve per raggiungere questi ricavi? Qui entrerà in gioco l’analisi della fattibilità dei ricavi attraverso l’analisi della capacità produttiva e delle attrezzature.

Ci sarà l’analisi delle fonti e degli impieghi e la costruzione del budget finanziario per capire se la pianificazione economica può stare in piede o quali sono gli squilibri finanziari che potrà avere.

2) Aziende commerciali

Ci sono poi aziende, che non producono ma che vendono.

Il modello di master budget di questo tipo di aziende partirà sempre dalle vendite, a cui seguirà la pianificazione del Budget degli acquisti, che ci permetterà la determinazione del costo del venduto.

Seguirà  l’analisi dei costi amministrativi e di struttura.

Lo step successivo sarà quello di esaminare le fonti e gli impieghi. In particolare occorrerà capire quali migliorie apportare per spingere le vendite (pensate ad esempio a un’azienda che decide di puntare all’implementazione di un canale ecommerce).

Quanto captale dovrò impiegare per fare questi investimenti?

L’analisi della fattibilità finanziaria è lo step successivo.

3) Aziende di consulenza

Questa tipologia di azienda vende fondamentalmente servizi e pertanto impiega risorse.

In parole povere l’attività di consulenza vende attività, che si traducono in ore lavorate per erogare un determinato servizio.

La valorizzazione di queste ore ci permetterà di determinare i nostri ricavi attraverso la definizione di un onorario giornaliero per skill professionale.

Anche in questo caso occorrerà un’attenta analisi del mercato al fine di comprendere le possibili evoluzioni o nuove esigenze ed opportunità.

Anche in questo caso il budget partirà dai ricavi a cui seguiranno i costi della forza lavoro impiegata (dipendenti o consulenti esterni). Avremo poi costi di vendita, amministrativi e di struttura. Si procederà poi all’analisi fonti e impieghi per individuare migliorie da apportare e analisi dei capitali necessari.

 

Risorse per approfondire

Tecniche di reporting con excel

Dashboard aziendali con excel

Calcolo del costo orario del personale

Gestione e analisi degli indicatori di perfomances