Sirmi, società di Ricerche ed Analisi di Mercato e Consulenza Operativa e Strategica, specializzata nel settore della Information & Communication Technology ha pubblicato i principali risultati emersi da uno studio relativo al mercato della GED – Gestione documentale elettronica.

Infatti il decreto del Ministero dell’Economia e Finanze datato 23 gennaio 2004 e il successivo D.Lgs n. 52 del 20 Febbraio 2004 hanno autorizzato l’emissione, la conservazione e la riproduzione su sistemi informatici dei documenti e delle scritture contabili, oltre alla possibilità della loro trasmissione via web; in altri termini è cominciata l’era dell’archiviazione elettronica che progressivamente sostituirà quella cartacea. Ciò infatti ha incrementato l’attenzione delle principali aziende, vincendo anche le perplessità dei più dubbiosi.

Lo studio del Sirmi ha evidenziato che l’ obiettivo della gestione documentale deve essere non tanto quello di archiviare in modo elettronico il patrimonio documentale dell’azienda, quanto piuttosto di renderlo più facilmente e velocemente fruibile a tutti i soggetti aziendali.

Le aziende devono pertanto procedere all’implementazione di un sistema di “fruizione intelligente” dei contenuti, consentendo i diversi livelli aziendali di accedere ai documenti archiviati secondo gerarchie aziendali: gli accessi devono essere effetuati attraverso sistemi di autorizzazione protetti, con lo scopo di garantire la sicurezza del patrimonio informativo archiviato.

Tuttavia, lo studio Sirmi, evidenzia altresì che adottare un corretto approccio alla gestione documentale non significa comunque sottovalutare le problematiche di protocollazione, classificazione, fascicolazione, scarto, versamento nell’archivio di deposito o versamento nell’archivio storico: queste restano infatti rilevanti, ma non sono più le sole, rappresentando solo un aspetto della gestione documentale.

Lo Sudio da infatti notevole importanza anche ai seguenti punti:

– l’adozione di soluzioni di gestione dei flussi documentali e non dei soli documenti;

– la predisposizione di soluzioni di archiviazione per qualunque tipologia di documento sia utile

conservare ai fini del business: documenti tradizionalmente intesi (fatture, contratti, ecc.) e non

(email, immagini, ecc.);

– l’integrazione degli archivi cartacei con quelli elettronici: l’impresa, ritenendo troppo onerosi gli

investimenti necessari alla trasformazione in formato digitale dei propri archivi cartacei, può

ritenere preferibile continuare a gestire contemporaneamente gli archivi digitali e quelli cartacei;

tuttavia se la gestione di tali archivi viene condotta in modo parallelo e non integrato, i costi di

gestione possono risultare superiori ai benefici attesi; ne è un esempio la perdita di tempo

necessaria alla ricerca di tutto lo storico su carta di documenti attualmente gestiti in formato

digitale; alla perdita di tempo si somma poi la perdita di informazioni in caso di non recupero dei

documenti in tempi utili all’attività da svolgere;

– la correlazione dei documenti ai dati associati: in mancanza di un’associazione diretta dati –

documenti, è inevitabile la perdita di una parte del patrimonio informativo dell’azienda;

– la gestione integrata degli archivi a livello funzionale, di processo e aziendale.

Poiché i documenti e i flussi documentali rappresentano una componente della conoscenza aziendale,

obiettivo della gestione documentale deve essere non tanto quello di archiviare il patrimonio

documentale dell’azienda, quanto piuttosto quello di renderlo il più facilmente e rapidamente fruibile a

tutti i soggetti aziendali che, autorizzati, ne facciano richiesta.

Se la gestione documentale è da intendersi come uno strumento di diffusione della conoscenza

presente in azienda, le imprese si devono preoccupare di:

– rendere i documenti facilmente e velocemente fruibili da quanti ne facciano richiesta a livello

funzionale, di processo ed aziendale;

– regolare l’accesso ai documenti con un sistema di autorizzazione così da limitare la fruizione dei

contenuti ai soli soggetti autorizzati, garantendo in tal modo la sicurezza del patrimonio

informativo aziendale;

– implementare un sistema di “fruizione intelligente” dei contenuti, che consenta di realizzare delle

elaborazioni sulle informazioni contenute nei documenti.

Nello studio viene poi dato ampio risalto del volume d’affari e delle previsioni di crescita del mercato GED.

Il Sirmi evidenzia che al termine del 2004 il mercato dei prodotti software e dei servizi, IT e non IT, di gestione documentale ha registrato un valore prossimo ai 597,7 milioni di Euro, con un tasso di crescita pari a 11,49%; il forecast è di un’ulteriore crescita, intorno a l’11% nel corso del 2005, che dovrebbe attestare il mercato a quota 667,10 milioni di Euro.

Nel 2004 a pesare maggiormente sul mercato sono i seguenti servizi:

– Servizi IT (57,72%) e in particolare i servizi di consulenza ed implementazione.

– i prodotti software (23,66%)

– i servizi non IT (18,62%);

Il mercato, grazie anche all’intervento legislativo comporterà una ridefinizione dei processi aziendali in termini di archiviazione, tuttavia sarà sarà importante capire se ci si muoverà verso una politica di gestione dati in outsourcing (strada forse preferita dalle grandi aziende) oppure se dominerà la strategia della segretezza dati intesa come know how delle proprie conoscenze e conseguentemente con privilegio di software di archiviazione acquistabili e utilizzabili personalmente.

L’era dell’archiviazione digitale è incominciata. Addio vecchia carta?