Coloro che quotidianamente lavorano con excel si trovano di frequente nella situazione di formattare tabelle di riepilogo- In questo articolo, poniamo la nostra attenzione sulla finestra di dialogo  “Go to special” di excel e ad altri piccoli suggerimenti su come formattare celle velocemente. Scoprirete diversi vantaggi per rendere più veloci certe modifiche alle vostre tabelle.

 

Go to special excel è  una finestra di dialogo che velocizza alcune operazioni di formattazione di tabelle e fogli di calcolo.

Quando si predispongono tabelle di sintesi, ad esempio di un conto economico, dell’andamento di un progetto, di un’analisi d’investimento o ancora del trend delle vendite, il passo finale è quello di “abbellire la tabella”; in altre parole ci stiamo riferendo al fatto, che una tabella excel deve essere resa più visuale e d’impatto.

 

Tabelle excel e data visualization

 

Sugli aspetti della data visualization e più nello specifico sulla costruzione di dashboard, abbiamo dedicato diversi articoli, cui vi invitiamo ad andare a leggere se non avete ancora avuto l’occasione. In questo articolo, invece vogliamo dare un suggerimento molto più pratico e immediato. Ci riferiamo alla finestra di dialogo “go to special di excel“.

Questa opzione vi permetterà di cambiare ad esempio il colore del testo facendo distinzione tra celle scritte o celle contenenti formule, commenti, formattazione condizionale e ancora costanti con diverse peculiarità e convalida dati. Ad esempio, potrebbe esserti utile selezionare tutte le celle con formule, senza dover selezionare ogni singola cella?

 

Ricorda: certe operazioni con excel sono ripetitive e routinarie. Cerca sempre di trovare scorciatoie o automazioni per lasciare più tempo alla qualità del tuo lavoro.

 

Vediamo come fare, utilizzando un esempio pratico e nel frattempo, vi daremo anche altri piccoli suggerimenti pratici e utili.

Consideriamo la seguente tabella di analisi di redditività di un’azienda con tre prodotti: Sun, Moon, Star

Come cambiare i numeri di una tabella da positivi a negativi

Come potete osservare la suddetta tabella è molto grezza e prima di presentarla durante una riunione o inviarla via mail ai diretti interessati va formattata e sistemata al meglio.

Per prima cosa, decidiamo di volere rappresentare le voci di costo con valori negativi:

– in una cella a fianco della tabella scriviamo -1,

– copiamo -1

– selezionando tutte le voci di costo,

– clicchiamo su incolla speciale e scegliamo valori e moltiplica

– clicchiamo su Ok.

Utilizziamo lo stile separatore dei numeri e tiriamo via i decimali

Go to special excel: ecco come si usa

A questo punto siamo pronti per utilizzare la finestra di dialogo Go to special:  cliccate sul tasto F5 della tastiera e vi apparirà la finestra di dialogo “Vai”.

A questo punto cliccate su speciale e vi si attiverà una nuova finestra di dialogo denominata “Vai a formato speciale“.

Lo schema sottostante, riepiloga il percorso.

A questo punto facciamo clic su formule, teniamo solo la voce numeri e facciamo clic su okay.

Tutte le cellule con formule si selezioneranno  e voi potete scegliere la formattazione che meglio preferite agendo su tutte: ad esempio scegliamo grassetto e colore giallo delle celle.

Se volessimo mettere in grassetto anche le celle senza formule e usare la colorazione grigia, dobbiamo ripetere l’operazione da F5, clicchiamo su costanti e scegliamo numeri.

Analogamente optando per la voce testo possiamo procedere a piacere alla formattazione delle voci testuali

 

Conclusioni

La finestra di dialogo Vai a speciale di excel è un prezioso supporto, nel caso in cui si debbano fare formattazioni dei contenuti similari di diverse celle. E’ molto utile soprattutto quando abbiamo a che fare con modelli excel e desideriamo distinguere le celle con formule da quelle senza formule.