Riuscire a ottimizzare l’efficienza dei rapporti tra fornitore e cliente, lo sappiamo bene, è uno degli obiettivi principali della rivoluzione amministrativa legata all’obbligo della fatturazione elettronica.

Dal primo gennaio dello scorso anno ci sono stati importanti cambiamenti, non solo improntati a una maggiore sicurezza e velocità d’azione ma anche al rispetto ambientale: oltre alle spese di gestione dell’intero processo, si risparmiano infatti sia la carta che i costi relativi alla stampa e successiva archiviazione.

Per ottimizzare gli spazi nell’ambiente di lavoro l’aspetto della conservazione fatture elettroniche in via digitale risulta cruciale: si avviano faldoni e scartoffie alla virtualità, mentre al tempo stesso si ottempera all’obbligo di legge.

L’Agenzia delle Entrate procede a conservare in via digitale i documenti (trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio) per cinque anni, ma le aziende e i professionisti che ogni giorno inviano e ricevono fatture elettroniche hanno comunque la necessità – per fini civilistici – di conservare tali documenti per dieci anni. Ecco perché è importante e molto utile scegliere di affidarsi a un software gestionale che coordini questo passaggio, come fa Legalinvoice di Infocert: vengono così garantite l’integrità e la leggibilità, oltre alla veloce reperibilità delle info contenute nelle fatture.

I vantaggi e le modalità di archiviazione dei documenti

La conservazione digitale delle fatture elettroniche avviene attraverso una serie di passaggi essenziali. Ciascun documento viene corredato della relativa ricevuta di presa in carico (e accettazione) da parte del Sistema di Interscambio, che è gestito dall’Agenzia delle Entrate.

Le ricevute hanno valore legale e devono essere conservate assieme alle fatture stesse, nel caso in cui sia necessario esibirle.

Tra i vantaggi che offre questo sistema c’è senza dubbio quello di poter gestire una ma anche più imprese, che abbiano necessità di conservare le fatture. Inoltre si possono caricare e conservare le fatture in formato XML – con i loro eventuali allegati – inviate o ricevute con qualsiasi strumento disponibile sul mercato. Oltre alla compilazione manuale, Legalinvoice consente di importare i dati della fattura partendo da file standard in XML. Il lavoro del professionista e dell’azienda ne uscirà in questo modo alleggerito, inoltre sarà scongiurata l’eventualità del cosiddetto errore umano.

Facilità di accesso e navigazione semplificata

Quanto all’invio in conservazione dei documenti, sarà il software gestionale stesso a guidare la procedura, grazie a una semplice interfaccia. Inoltre si potrà avere la certezza di utilizzare uno strumento chiaro e sempre allineato alla vigente normativa: un modo per sciogliere i molti nodi della burocrazia.

Si accede alla piattaforma del software gestionale in modo veloce e intuitivo, tramite il browser e senza bisogno di installare nessun programma extra sul pc.

Basterà collegarsi alla schermata iniziale e, con le necessarie credenziali, si potrà entrare nel proprio profilo per compiere le varie operazioni.

Siamo sempre più abituati a lavorare spostandoci da un luogo a un altro: l’utilizzo di strumenti come smartphone e tablet è ormai irrinunciabile. Ci rendono operativi da remoto, quando siamo fuori dall’ufficio o lontani dalla scrivania. E’ questo il motivo per il quale le piattaforme dei gestionali per l’archiviazione sono ottimizzate per la navigazione online in mobilità: il funzionamento è identico alla variante per il desktop.