Excel per valorizzare le risorse umane. Quali applicazioni dello strumento excel in ambito risorse umane? Gli ambiti applicativi possono essere vari e possono rguardare l’analisi delle competenze, statistiche sul personale, andamento di salari e turonver.

Excel per valorizzare le risorse umane. Presentiamo qui di seguito un semplice modello di Excel sulla valorizzazione delle competenze del personale, scaricabile gratuitamente dalla nostra area download accessibile ai soli iscritti.

applicazioni_aziendali_excel


Introduzione

I ritmi di cambiamento e di competitività dello scenario economico mondiale, uniti alle logiche organizzative di azienda “corta e flessibile”, hanno reso le competenze un fattore chiave per il raggiungimento del successo aziendale. Non è sufficiente identificare, formalizzare e monitorare le competenze, ma esse devono essere sistematicamente governate e gestite attraverso i processi di learning organization, affinché diventino patrimonio dell’azienda. In una simile arena le risorse umane rappresentano il perno centrale sui cui far ruotare il sistema organizzativo: si assiste ad uno spostamento di interessi dagli aspetti meramente strutturali, a quelli delle caratteristiche delle persone, intese come risorse da inserire, valorizzare e far crescere professionalmente secondo delineati piani di carriera e di formazione.

Se si vuole che l’azienda cresca e progredisca a livello organizzativo e procedurale è necessario che il Management con l’aiuto del Responsabile delle risorse umane, attivi un vero e proprio processo di valorizzazione della popolazione aziendale, al fine di creare e rafforzare da un lato il proprio Know-how interno, dall’altro un ambiente stimolante e performante.

 

Excel per valorizzare le risorse umane: un piano di lavoro

Un sistema di valorizzazione delle competenze è direttamente collegato a meccanismi di incentivazione: periodicamente le risorse umane dovrebbero essere valutate secondo specifici criteri mettendo a confronto gli obiettivi raggiunti rispetto a quelli preventivati. Progettare un sistema del genere richiede una minuziosa pianificazione strategica di alcuni punti cardine:
•    Quali persone tenere sotto osservazione

•    Che tipo di perfomance monitorare

•    Quali piani di incentivazione fissare

•    Che criterio di valutazione utilizzare.

Quali persone tenere sotto osservazione Che tipo di perfomance monitorare Quali piani di incentivazione fissare Che criterio di valutazione utilizzare.

In grandi realtà la valutazione delle competenze e conseguentemente delle persone può essere effettuata su tutta la popolazione aziendale ma generalmente, ci si sofferma sulle persone che occupano ruoli chiave. In linea generale si può distinguere tra:

•    Top Management

•    Responsabili di divisioni

•    Figure operative

L’implementazione di un suddetto approccio di valorizzazione delle risorse umane è impegnativo e pertanto è consigliabile un approccio graduale.
Le misure delle performance possono variare a secondo dell’interlocutore, cui si fa riferimento.
Il caso studio che qui di seguito, andiamo a presentare riguarda l’azienda Alfa, operante nel settore dei servizi: l’obiettivo è quello di porre enfasi sull’implementazione dei processi di valutazione delle performance del personale ai fini della gestione degli incentivi e dei bonus.

Il responsabile delle Risorse Umane ha predisposto con l’aiuto del Management una scheda di valutazione ai fini di poter monitorare le prestazioni degli individui e poter definire la remunerazione variabile. Inutile illudersi che la sola compilazione della scheda di valutazione possa dare il via ad un efficace processo di monitoraggio delle risorse umane. Alla base ci devono essere costanti colloqui tra Responsabile e soggetto valutato al fine di rafforzare ulteriormente questi tipi di analisi. E’ poi opportuno utilizzare anche altre tecniche di supporto (assessment questionnaries, ecc). Il modello valutativo è stato impostato sia sulla base degli obiettivi da raggiungere, sia sulle competenze possedute (insieme delle capacità e conoscenze) rispetto a quelle necessarie.
In particolare si è deciso di dare un peso del 40% per l’area relativa agli obiettivi di budget, del 25% per quella delle capacità e 35 per quella delle conoscenze possedute. La flessibilità del modello consente comunque di dare più rilevanza o meno alle suddette aree mutando il peso %.

Excel per valorizzare le risorse umane: un modello semplificato

Il modello è stato molto semplificato e si sono considerate un numero ridotto di variabili, essendo estrapolazione di un software molto più complesso e modulare.

Si è deciso di ricorrere all’utilizzo di excel per la creazione di un esempio di scheda di Valutazione;

 

Excel per valorizzare le risorse umane:  la figura del Controller

Il file è costituito da un foglio dati dove possono essere definiti i vari parametri da utilizzare; nel nostro specifico caso abbiamo concentrato l’attenzione sulla figura professionale del controller.

Tuttavia si può poi utilizzare qualunque altra figura professionale scegliendo nella cella “C1” il ruolo desiderato, che consentirà poi di modificare anche la struttura della scheda valutativa di riepilogo.

La valutazione del Controller dell’azienda Alfa, richiede in primo luogo l’analisi delle competenze necessarie per ricoprire un siffatto ruolo, in secondo luogo di prendere in esame eventuali obiettivi e parametri da fissare focalizzando l’attenzione su meccanismi d’incentivazione e valutazione delle perfomance.

In linea generale il Controller deve essere trasversale sulle diverse funzioni aziendali, al fine di consentire un efficace e completo controllo delle diverse attività eseguite nelle diverse divisioni. Non esiste profilo assoluto del Controller: le funzioni possono variare da azienda ad azienda.
Si può parlare ad esempio di Sales Controller che risulta molto orientato all’area commerciale dell’azienda (controllo della rete di vendita), di Industrial Controller orientato alla supervisione delle varie fasi dei processi produzione e della redditività dei prodotti o di Financial Controller focalizzato sugli aspetti finanziari /patrimoniali dell’azienda.

Il Controller è preposto ad un’attività di costante monitoraggio dei risultati raggiunti rispetto a quelli previsti a d’inizio anno nel budget di esercizio.

Il lavoro del controller si sintetizza nel periodico reporting, documento che riassume l’andamento dell’azienda e che deve servire alla Direzione per individuare le migliori strategie da perseguire per migliorare i risultati o per intervenire in caso di errori o situazioni negative. Nella nostra azienda Alfa, il controller ricopre il ruolo di supportare il management a interpretare e valutare i risultati aziendali a vari livelli e le sue attività possono essere schematizzate come riportato

 

Excel per valorizzare le risorse umane: definire le aree di competenza della figura professionale

La valutazione del controller nelle tre aree (capacità, conoscenze, obiettivi da raggiungere) individuate richiede l’individuazione dei diversi Kpi da monitorare; nel nostro caso dell’azienda Alfa si è fatto riferimento a quanto segue:

Analisi capacità comportamentali

a) Organizzazione

b) Problem Solving

c) Autonomia

d) Flessibilità

e) Comunicazione Team Working

Analisi conoscenze possedute (generali e disciplinari)

a) Tecniche di controllo di gestione

b) Elementi di finanza aziendale

c) Tecniche di forecasting

d) Utulizzo excel

e) Lingua Inglese

Analisi degli Obiettivi da raggiungere

a) Riduzione dei costi

b) Far rispettare le procedure aziendali

c) Reddito operativo raggiunto

d) Redditività del prodotto x

A ciascuno dei suddetti fattori è poi stato stabilito un peso: la somma dei pesi % di ciascuna area deve dare come somma 1.

Il valore dei pesi può essere variato.

Ciascun fattore può ricevere un punteggio da 1 a 5, secondo la seguente scala di valori:

Scala valori dei punteggi

1    Insufficiente

2    Sufficiente

3    Nella media

4    Sopra la media

5    Eccellente

I fattori presi in esame sono puramente esemplificativi: è possibile immettere delle modifiche per per singolo Ruolo aziendale dei dati richiesti nelle varie tabelle presenti nel foglio “Dati”. Al fine di dare uniformità ai risultati si è poi proceduto ad un processo di normalizzazione matematica rapportando il prodotto tra risultato ponderato e il peso di rilevanza di ciascuna area con il punteggio massimo ottenibile in ciascuna aria (ovvero 5).

Le suddette variazioni saranno poi automaticamente trasferite nel foglio Dashboard, attraverso l’utilizzo delle funzioni “Convalida Dati” e “Inserisci Nome”. In termini pratici è necessario procedere secondo quanto segue:

1.    selezionare la colonna contenente le tipologie Ruoli aziendali (range C14:C18 nel foglio “Dati”)

2.    selezionare la cella C1 del foglio “Dati” e scegliere Convalida Dati dal menu Dati

2.    scegliere Elenco dal menu a tendina Consenti

3.    inserire il range C14:C18

Premendo Ok la cella C1 cambierà dinamicamente rispetto all’elenco C14:C18, attivando il menu a tendina.
Il collegamento tra foglio “Dati” e “Dashboard” è stato gestito in maniera molto semplice ed avvalendosi soprattutto della funzione Indice/Confronta.

Come utilizzare la funzione Indice Confronta

In Particolare la funzione indice può essere rappresentata dalla sintassi indicata qui di seguito:

=INDICE(matrice; riga; colonna)

La funzione Confronta invece ha il compito di cercare un dato in un range di valori e restituisce la relativa posizione (il numero della riga).

Qui di seguito si riporta un esempio della sintassi:

=INDICE(Dati!$A$14:$D$18;CONFRONTA(Dashboard!C1; Dati!$C$14:$C$18;0);1)

La suddetta funzione ci dice di considerare l’area dati A14:D18 e di confrontare il ruolo aziendale contenuto nella cella Dashboard!C1 (nell’esempio il controller) con quelli contenuti nell’elenco Dati!$C$14:$C$18; una volta trovato dovrà ci darà come valore il corrispondente valore contenuto nella prima colonna (1) ovvero nella cella A4.

 

Conclusioni

Excel per valorizzare le risorse umane è pertanto una strada percorrebile e che può aiutare a rapprersentare meglio e con dinamicità i dati disponibili. Il suddetto esempio ha pertanto la finalità di descrivere in termini molto semplici come implementare un possibile modello di analisi del personale in una pmi. Una simile scheda di valutazione se aggiornata periodicamente e supportata da altri strumenti di analisi, può consentire una serie di azioni molto rilevanti ai fini della motivazione e valorizzazione delle risorse umane:

•    definizione di precisi piani di formazione finalizzati a ridurre il gap rispetto a determinati fattori

•    definizione di piani di carriera

•    attivazione di meccanismi di incentivazione.

 

Per scaricare il modello descritto sulla valorizzazione delle risorse umane fai clic qui

 

Excel per valorizzare le risorse umane e altre risorse per approfondire

Qui di seguito segnaliamo un ulteriore modello di cruscotto aziendale delle risorse umane, che potete scaricare facendo clic qui

 

analisi_personale

 

Questo modello riguarda l’output di sintesi di un esempio di analisi del persoanel dal punto di vista del personale, con evidenza di quanto segue:

  • % incdenza del personale sulle diverse aree aziendali
  • Numero di persone per area aziendale
  • scheda dinamica di ciascun dipendente
  • crescita del personale anno dopo anno (Year over Year)
  • distribuzione salariale

 

Se ti interessano altri casi pratici aziendali in excel, ti suggeriamo la lettura di Applicazioni aziendali in excel