I dashboard in excel sono molto diffusi per sintetizzare i dati aziendali. Ma come si progettano? Quali funzioni e formule utilizzare? Ci possono essere tanti metodi da utilizzare. La soluzione è quella di utilizzare un kit di formule limitate e di progettare il cruscotto prima su carta.

I Dashboard in excel sono una sintesi di dati composta da diversi elementi, contenenti informazioni aziendali. Questo output, che ha lo scopo di favorire e facilitare l’interpretazione dei dati, risulta un valido supporto a livello di processo decisionale e strategico del management. Un cruscotto aziendale deve essere costruito secondo una logica proattiva in modo da offrire una visione ad impatto immediato del business che si sta esaminando.

Suggerimenti e idee pratiche per i tuoi dashboard in excel

Di seguito vengono riportati alcuni suggerimenti essenziali da considerare quando si progetta un cruscotto aziendale:

Definire a priori  gli obiettivi del dashboard condividendoli con i Manager destinatari: occorre sempre conoscere le esigenze e di conseguenza circoscrivere le variabili da monitorare  e sintetizzare a livello temporale (mese, trimestre, semestre, anno).

Progettare il lay out grafico prima su un pezzo di carta in modo tale da iniziare a definire il proprio puzzle di informazioni,  il livello di dettaglio, le analisi delle performance o le analisi delle varianze rispetto al budget o a periodi precedenti.

– Creare un modello semplice da interpretare, in grado di assicurare un impatto visuale istantaneo. Non saturate troppo l’area del cruscotto aziendale; cercate di creare armonia tra le varie parti, enfatizzando con effetti a contrasto.

Numeri, colori, formattazioni: visualizzare i dashboard in excel

Utilizzate pochi colori: l’ideale sarebbe l’utilizzo di tre-cinque colori (esempio grigio chiaro, medio, scuro). Spesso c’è chi struttura un cruscotto Excel “giocando” con il colore del logo del brand e adottando diverse gradazioni di colore.

– I numeri vanno omogeneizzati: è buona prassi dare un ordine ai numeri allineandoli tutti in un’unica direzione. La prassi dice di usare l’allineamento a destra. Può essere utile togliere i numeri decimali. In caso di numeri grandi prevale anche la preferenza di dividere per mille le cifre.

– Utilizzare le formattazioni condizionali excel.  Ad esempio, quando viene proposta le tabelle delle analisi delle varianze rispetto al Budget, è opportuno inserire il delta in valore assoluto, in valore percentuale e poi dare ripetitività del risultato attraverso formattazioni condizionali: frecce verso l’alto per risultati positivi o frecce verso il basso per quelli negativi; lo stesso effetto può essere ottenuto con colorazioni di tonalità diverse: ad esempio blu per risultati positivi, grigio o rosso per quelli negativi).

Come strutturare il tuo file excel

– Ricordati che se vuoi attirare l’attenzione su specifiche aree del dashboard, occorre puntare su contrasti di colore forte. Se invece l’obiettivo è quello di dare uniformità, i colori dovranno avere un contrasto tenue.

– La costruzione del file deve contenere fogli di lavoro distinti:

  • fogli di input o di raccolta dei dati (base dati)
  • 2-3 Fogli di lavoro per i calcoli e l’aggregazione di dati
  • Dashboard o output di sintesi finale.

 

Dashboard in excel: tabelle dati, funzioni e pivot tables

– Spesso è prezioso l’utilizzo di tabelle dati per favorire l’aggiornamento automatico degli intervalli dell’area che sarà poi oggetto di calcoli con formule.

– Sfrutta la potenzialità delle tabelle pivot per aggregare e sintetizzare i dati rendendoli dinamici.

– Utilizza le funzioni scarto, piccolo, grandecerca.vert o indice.confronta e altre similari.

– Applica la funzione convalida dati per creare elenchi a cascata.

– impara a conoscere le potenzialità dei moduli excel.

Grafici e data visualization

– Inserisci le sparklines per rappresentare graficamente i trend.

– Crea grafici personalizzati o combinati per dare enfasi ai tuoi dati.

– Utilizza i simboli delle frecce per evidenziare risultati positivi o negativi.

– Sfrutta le otenzialità della camera fotografica, per creare tabelle dati dinamiche qualora non si voglia utilizzare formule di collegamento.

Risorse per approfondire

Se sei alla ricerca di una guida step by step, per apprendere un metodo di costruzione dei dashboard in excel ti suggeriamo di leggere il seguente ebook:

Dashboard aziendali con excel: una guida pratica che include anche il file di esempio costruito passo passo.