Come creare modelli excel professionali? Quali fattori si devono considerare? In questo articolo, focalizziamo l’attenzione sull’approccio da seguire per realizzare modelli excel di valore e di qualità.

 

I big data sono un asset prezioso per l’azienda. Creare modelli excel è un’attività che continua e necessaria per sintetizzare informazioni e prendere decisioni aziendali.

La data analysis è una componente sempre più rilevante per chi fa business. Al giorno d’oggi ci sono diversi modi per procedere alla raccolta, elaborazione e aggregazione dei dati aziendali. Sul mercato ci sono diversi tool che aiutano a fare data visualization e a migliorare l’impatto di output finale degli indicatori che si vogliono tenere costantemente sotto controllo.

Spesso, tuttavia si ha la necessità di dover procedere alla realizzazioni di analisi short focalizzate su un determinato obiettivo:

– analisi di redditività dei prodotti

– scelta tra soluzioni di make or buy

– definizione di scenari e forecasting

– ecc.

 

Creare modelli excel per analisi short del business

In questi casi, lo strumento preferito, resta il foglio di calcolo excel, in quanto permette flessibilità nella costruzione di modelli personalizzati. Questi files possono essere oggetto di ripetute variazioni e integrazioni poiché spesso sono realizzati in logica collaborative. Ma come procedere alla realizzazione di un modello excel strutturato secondo logiche professionali?

Di seguito proponiamo una serie di suggerimenti pratici per apprendere un modus operandi efficace, che ti permetteranno di presentare analisi brandizzate e che si distinguono da fogli excel impersonali.

Modello excel: che struttura deve avere?

Quando procedete ad eseguire analisi excel, muovetevi sempre in una logica che quel determinato template possa essere riutilizzato per casi analisi. pertanto procedete in questo modo:

– foglio di lavoro contenente la base dati, che avete estrapolato da altre fonti o che avete già normalizzato e aggregato utilizzando ad esempio lo strumento PowerQuery

– utilizzare un nuovo foglio excel per inserire i calcoli intermedi o tabelle pivot

– output finale in uno o più fogli di lavoro dove andare a sintetizzare i dati più importanti; questo foglio sarà il nostro report di sintesi, che dovrà contenere i risultati ottenuti dalla nostra analisi.

– infine inserite un foglio, dove inserire una descrizione del file, entrando nello specifico a evidenziare a che cosa servono le diverse sezioni.  Questo modus operandi può servire sia per chi ha realizzato il file, sia per chi deve leggerlo e interpretarlo.

Chiaramente può capitare che il file che sarà poi inviato a un cliente o al capo sia solo di sintesi.

 

Ricorda: quando hai realizzato il tuo output finale in excel, è fondamentale impostare la pagina per la stampa. Per chi riceve il file, può essere davvero fastidioso non trovarsi il file già organizzato per essere stampato.

 

Quali sono gli elementi chiave per costruire un modello di analisi in excel?

La costruzione di un modello excel per le tue analisi deve tenere conto di alcuni punti fondamentali:

– segui delle best practices ben definite e da adottare sui tuoi vari file, che andrai a realizzare. In questo modo ti distingui dagli altri e rendi il tuo modus operandi riconoscibile e di valore;

velocizzare la realizzazione di costruzione dei modelli, puntando sulla dinamicità e l’automazione del processo ;

– personalizza il layout del tuo excel, in modo da velocizzare e ottimizzare il tuo lavoro;

– le tue analisi devono essere dettagliate e facili da interpretare;

– le funzioni excel, che vengono utilizzate sono una fase molto delicata e importante: non trascuratela e progettate con cura i vari passaggi;

– utilizza definisci nomi per farneticare determinate celle o range di celle

– evidenziate con un determinato colore i dati di input ( di solito i dati di input vengono identificati utilizzando un carattere di colore blu)

– creare un processo dinamico, che possa prevedere anche eventuale scenari alternativi. Che cosa succede se le vendite aumentano del 10%? Come cambia il margine di contribuzione se i costi diretti aumentano del 5%?

– punta sull’aspetto professionale del tuo output finale, adottando un modello  che opportunamente aggrega elementi grafici, tabelle di sintesi con formattazioni condizionali e sparklines.

 

Risorse per approfondire

Grafici e dashboard aziendali: alcune best practices da seguire

Dashboard in excel: soluzioni a portata di clic