Controllo di gestione e dimensione organizzativa

Controllo di gestione e organizzazione aziendale: quali relazioni? Quale ruolo nelle strategie aziendali?

Il Controllo di Gestione, di cui la Contabilità Analitica e la Contabilità Industriale sono le parte più strategia volta a monitorare marginalità e andamenti del portafoglio prodotti e delle business unit, dovrebbe essere analizzato sotto due diversi punti di vista:

• una dimensione organizzativa che coinvolge i processi aziendali e le relative procedure
• una dimensione informativa che riguarda la reportistica prodotta.

In ottica progettuale potrebbero essere definite due fasi attraverso cui implementare il controllo di gestione.

Analisi dei processi e definizione delle procedure

L’organizzazione che scaturisce dall’analisi dei processi e dalla definizione di procedure, formalizzando la necessità di adempimenti, cambio abitudini e consuetudini aziendali, introducendo nuovi strumenti e/o risorse, guida il cambio di funzioni e gestisce il cambiamento (Change Management). La struttura e la sua organizzazione viene plasmata per creare quei presidi che monitorizzano le informazioni e le necessarie azioni (anche individuali) che, appunto, precedono o seguono la raccolta e la catalogazione delle informazioni secondo la reportistica desiderata, cioè secondo il livello di dettaglio, la periodicità, la versione.

Il ruolo dei centri di costo

I Centri di Costo possono essere raggrupparti in Reparti e questi ultimi in Aree Funzionali o Servizi Aziendali, non importa la “matriosca” organizzativa perché essa dipende ovviamente dalle dimensioni dell’azienda ma ancora di più dal suo stile. I centri di costo sono solitamente suddivisi in finali (produttivi), intermedi (ausiliari e indiretti) e statistici (struttura), in base al modello di contabilità industriale adottato dall’azienda, cioè in base al metodo del costo diretto, del costo industriale o del costo pieno.

Ricorda: partendo dai costi di realizzazione, espandendo l’analisi dei costi come onde ed allargandosi verso l’esterno, si definiscono i costi di produzione che comprendono oltre a manodopera e materiali, altri costi diretti ma non inclusi nella distinta base (es.: lubrificanti, detergenti, imballi), i costi operativi che includono quelli indiretti dei servizi ausiliari di produzione (es.: manutenzioni, programmazione, logistica) e i costi industriali che possono includere altri costi indiretti allocati totalmente o parzialmente sul prodotto finito (es.: ricerca & sviluppo, industrializzazione, qualità, sicurezza e ambiente).

Figura 2 – Il drill-down dei costi

La Codifica Articoli e gli Ordini di Acquisto sono il passaggio successivo di questo percorso che, progressivamente, entra nei gangli aziendali, muovendosi verso gli aspetti operativi della realtà quotidiana. A prescindere dal significato della codifica, cioè da ciò che la nomenclatura vuole rappresentare o quale è la logica seguita dalla sintassi della codifica, è possibile dividere gli articoli in due macrofamiglie, per tipologia:

– articoli presenti in “distinta base”

– articoli “fuori dalla distinta base” e articoli “non di produzione”.

Gli articoli in “distinta base” seguono le regole di codifica, che possono informazioni sulla categoria di prodotto o sotto-prodotto, tipo di materiale, se appositamente costruito o commerciale, il numero di revisione e altro ancora.

Gli articoli “fuori dalla distinta base”, come gli “articoli non di produzione”, possono seguire regole di codifica più semplice, ad esempio possono essere usati articoli “fittizi” solo per permettere l’emissione dell’ordine che può essere definito come il primo tassello delle procedure di controllo di gestione, perché senza un adeguato controllo su quantità e costo, è ovvio che tutto il resto è un esercizio contabile.

L’importanza dell’Anagrafica Articolo coinvolge in maniera sostanziale le ambizioni della Contabilità Analitica ed Industriale, come mostra la Figura 3.

In linea generale, a livello di Articolo dovrebbe essere possibile definire automaticamente, in fase di anagrafica, il Conto Contabile  e il Centro di Costo in base alle informazioni tecniche circa Famiglia, Categoria, Gruppo Merceologico; a livello di Ordine di Acquisto dovrebbe essere possibile attribuire o variare il CdC o la Commessa.

Anche a livello di Fornitore potrebbe essere utile attribuire il Conto Contabile, ciò normalmente accade per definire i conti intercompany e semplificare le riconciliazioni per il consolidato, pertanto quando definito a questo livello prevale. Anche a livello di Conto Contabile, potrebbe essere utile poter attribuire il Centro di Costo, ciò normalmente accade per gli acquisti “non di produzione” o per articoli fittizi (utilizzati solo per emettere ordini di acquisto) o in caso di acquisti senza relativo ordine.

Figura 3 – L’anagrafica articolo – immagine tratta dall’ebook di Alessandro Musso “Organizzazione aziendale – L’ottica interfunzionale del controllo di gestione”

Risulta fondamentale dunque sfruttare opportunamente le possibilità offerte in fase di anagrafica per omogeneizzare ed esplicitare i criteri che alimentano poi gli oggetti del controllo gestionale. Successivamente occorre verificare che tipo di movimenti sono effettuati dall’erp, sia contabilmente che extra-contabilmente, per alimentare la contabilità analitica ed industriale, al fine di evitare una doppia imputazione o una sovrapposizione di movimenti ed un non realistico raddoppio di costi. Deve essere realizzata una “check list” con le causali interessate, i conti contabili rilevanti per la contabilità analitica, la coerenza della riclassifica gestionale con il piano delle voci di contabilità analitica / industriale.

Risorse per approfondire

Organizzazione aziendale – L’ottica interfunzionale del controllo di gestione

Controllo di gestione in pratica