Quali sono le possibili strategie per tenere sotto controllo i costi e migliorare i flussi di cassa aziendali? Articolo ricco di suggerimenti e spunti per l’attività quotidiana in ambito di controllo costi e flussi di cassa.

 

Il controllo  costi è un momento molto importante vita di un’azienda. Deve diventare un approccio costante e meticoloso, che non va affatto trascurato. La liquidità e il la redditività sono due aspetti fondamentali per un’azienda. Questi elementi cardini ci evidenziano l’importanza del monitoraggio dei costi aziendali.

Ricorda: Indipendentemente dal fatto che le imprese generino o meno reddito, generano costi. 

Perchè porre attenzione al controllo costi ei flussi di cassa

Qualunque siano i vostri obiettivi aziendali, occorre muoversi attraverso un approccio proattivo. Occorre raggiungere obiettivi alimentando una  limitata quantità di cassa, senza trascurare l’aspetto della qualità.

Spesso, avere i costi sotto controllo può essere utile per situazioni in cui occorre adottare una strategia di cost saving. La redditività dipende dalla massimizzazione dei ricavi ma anche da logiche di contenimento dei costi.

Ricorda: meglio porre il focus sui costi in logica routinaria piuttosto che in fasi di necessità e urgenza

Il controllo dei costi non è un’attività solo connessa all’obiettivo di fare profitto e mantenere un certo target di redditività. Infatti controllare i costi significa anche raccogliere tutta una serie di informazioni per fare le previsioni dei flussi di cassa.

 

Un’azienda attenta ai costi avrà una serie di vantaggi a suo favore:

– maggiore competitività

– capacità di essere flessibili

– cultura aziendale al controllo di gestione

– migliore approccio strategico

– possesso di informazioni per pianificazioni aziendali.

La capacità di controllare i costi necessita di avere ben chiara la propria struttura dei costi e qual è il punto di pareggio o break even point. Tu conosci quali sono i tuoi costi fissi o variabili? Inizia a porti queste domande e fai una classificazione.

Domande chiave da porsi

Prima di entrare nel cuore  dell’argomento, di seguito riportiamo alcune domande, che hanno lo scopo di aiutarti a migliorare i tuoi processi aziendali:

– Conoscete le principali aree di costo presenti nella vostra azienda?
– Sapete che variazione hanno avuto rispetto allo scorso anno fiscale?
– Quali sono le voci di costo che sono cresciute di più? Perché? Era previsto?
– La vostra azienda ha implementato un programma di sensibilizzazione del team per il contenimento dei costi?
– Con che cadenza rinegoziate i prezziari dei vostri fornitori? Avete un dialogo costante?
– Gestite il recupero dei crediti e le dilazioni di pagamento? Calcolate il DSO acronimo di days sales outstanding?
– Avete un modello di previsione dei flussi di cassa?
– Gestite la liquidità?
– Sapete che il denaro ha un valore nel tempo? Meglio 1 euro oggi o uno domani?

I paragrafi successivi vi aiuteranno a raccogliere tutta una serie di osservazioni e suggerimenti per migliorare il controllo costi e la gestione dei flussi di cassa.

Come implementare un sistema di verifica dei costi

Il controllo costi deve partire da una logica semplice: devi impostare un sistema di preventivato di costi e una volta consuntivati devi verificare gli scostamenti. Occorre analizzare le cause e gli effetti di queste varianze.

Cerca di ragionare focalizzandoti sulle principali voci di spesa, come ad esempio:

– Personale

– Materie Prime

– Altri costi di produzione

– Spese generali di struttura

– Amministrazione

– Marketing e vendita

– Consulenti esterni

– ecc

L’analisi costante e periodica deve poi essere sintetizzata con dei dashboard aziendali, ovvero output di sintesi di indicatori di performance, trend, analisi scostamenti. L’analisi dei ricavi e costi di periodo vi permetterà di tenere sotto controllo la redditività.

Stabilite nella vostra agenda dei giorni fissi dove eseguire il controllo costi.

Cosa fare per tenere sotto controllo i costi

Per prima cosa, occorre usare lo strumento del budget.

Inoltre è fondamentale concentrarsi sulle principali classificazioni di costo concentrandosi inizialmente su quelli con maggiore incidenza.

Il secondo step sarà poi quello di esaminare anche i costi meno rilevanti.

Per ridurre le spese serve tempo e richiede un forte livello di partecipazione e di coinvolgimento dei vari manager, che devono effettuare questi controlli.

Bisogna altresì porre attenzione al binomio riduzione dei costi e mantenimento del livello di qualità.

La riduzione degli sprechi è un altro elemento chiave. Analizzate con cura i processi per far emergere sprechi.

 

Come sensibilizzare il team di lavoro sul tema costi

Un’azienda focalizzata sui costi, deve essere in grado di trasmettere una certa cultura aziendale al proprio team di lavoro. Sensibilizzate le persone, all’importanza di risparmiare ove possibile, senza di fatto togliere risorse al business. E’ fondamentale ottenere dal team di lavoro qualunque forma di collaborazione per supportare una strategia di monitoraggio dei costi.

Coinvolgete le persone interessate e fate riunioni periodiche per presentare gli scostamenti tra pianificato e consuntivato dei costi. Cercate di mettere in risalto i risparmi riscontrati; cercate di scoprire perché certi costi sono incrementati. Il coinvolgimento può davvero rappresentare un punto di forza rilevante.

 

L’analisi e individuazione dei prodotti o servizi meno profittevoli

Adottare un simile approccio, significa essere in grado con facilità, attraverso sistemi di contabilità analitica di individuare i prodotti meno profittevoli. In questo modo sarà possibile introdurre interventi correttivi. Occorre capire se la criticità è legata ai volumi di vendita o se ci sono aree di costi specifici che sono troppo alti e che vanno ridotti.

Ricorda: Spesso i budget vengono utilizzati solo per valutare le prestazioni, mentre il loro valore aggiunto è quello di far emergere informazioni chiave per le decisioni finanziarie. 

La gestione del ciclo attivo

L’intero processo del ciclo attivo di fatturazione e di ricezione di pagamenti tempestivi da parte dei clienti è fondamentale per un’efficace gestione della liquidità. Questo processo può essere favorito da una serie di azioni:

– Garantire una fatturazione efficace

– Velocità nella spedizione delle fatture

– Attenzione nella scrittura della fattura indicando tutte le informazioni necessarie o concordate con il cliente

– Condizioni di pagamento favorevoli e con giorni di dilazione pagamento ristrette

– Inserire step di fatturazione anticipata, soprattutto con nuovi clienti

– Analizzare lo stato di salute del cliente raccogliendo informazioni commerciali

– Implementare un efficace sistema di recupero crediti.

Ricorda: è fondamentale tenere sotto controllo le scadenze dei crediti. La gestione del credito è una fase fondamentale e non meno importante delle vendite.

L’importanza di gestire i flussi delle scorte

La gestone delle scorte è un altro punto da tenere sotto la lente di ingrandimento quando si parla di controllo costi e flussi di cassa. Un magazzino a bassa rotazione e ingolfato di materiale comporta un costo e un blocco della liquidità. Se sei in questa situazione, significa che devi migliorare le tue strategie di approvvigionamento e gestione del magazzino.

Come?

Occorre avere una maggiore propensione alla  pianificazione: la produzione deve essere allineata con le previsioni di vendite, in modo da avere esborsi solo per il materiale strettamente necessario per un dato periodo. Un magazzino troppo pieno ha un costo. In altre parole, occorre adottare le seguenti strategie:

1) cercare di snellire il processo e individuare politiche di acquisto finalizzate alla riduzione del rischio di scorte troppo elevate.

2) Negoziare dilazioni nei pagamenti con i fornitori.

3) Massimizzare il potere d’acquisto, pianificando il probabile volume d’affari e utilizzando una fascia selezionata di fornitori

4) Sviluppare una cultura collaborative delle aree aziendali coinvolte nel processo.

5) Stimolare la comunicazione tra il team di lavoro, al fine da non perdere informazioni o favorire la condivisione di criticità, iniziative, aggiornamenti.

Ad esempio se l’ufficio sales & marketing ha in programma un’iniziativa promozionale, che potrebbe avere un incremento stimato delle vendite del 20-25%, è fondamentale che chi gestisce il magazzino o fa produzione sia avvertito in tempo.

 

I fattori chiave da tenere a mente nel controllo costi e nella gestione dei flussi di cassa

Qui di seguito diamo qualche semplice suggerimento da seguire sulla base di quanto esaminato fino ad ora:

– Costruite un processo di pianificazione, attuazione e controllo con procedure da rispettare nelle varie fasi. Questo approccio aiuta a migliorare il flusso delle informazioni, a far emergere criticità e ad adottare interventi correttivi se necessari. Anticipa i problemi.

controllo costi

– Controllate costantemente e con periodicità i costi

– Fate in modo di lavorare con clienti solvibili e rispettosi dei propri crediti.

– Ottimizzate il processo di approvvigionamento per tenere un adeguato livello delle scorte.

– Stabilire un’ottima relazione con i fornitori e mostrarsi  rispettosi del debito. Pagare con puntualità, spesso può aiutare ad ottenere migliori scontistiche per gli ordini futuri.

– Utilizzate un modello di gestione delle vostre entrate e uscite di cassa.

– Imparate a conoscere anticipatamente eventuali squilibri finanziari in modo da sapere già a priori come intervenire, rafforzando i rapporti con i vostri finanziatori o istituti di credito.

Il DCF per valutare un’opportunità di investimento

Il DCF si basa sul presupposto che il valore del denaro cambia nel tempo. Prima vi avevamo fatto una domanda: meglio un euro oggi o uno domani? La risposta è oggi. Il denaro nel tempo riduce il suo valore. L’analisi del doscounted cash flow può esse utile per valutare la bontà di alternative di investimento.

I flussi di cassa attualizzati servono per valutare il potenziale di un’organizzazione e per prendere decisioni di investimento.

Per approfondire, scarica l’esempio excel sull’utilizzo del valore attuale netto per la scelta di investimenti alternativi.

 

Preparare e utilizzare una previsione dei flussi di cassa

La previsione del fabbisogno di cassa di un’azienda è essenziale: è necessario avere un’idea chiara di quanto denaro sarà necessario per gestire l’attività al fine di sviluppare, valutare e attuare le strategie più efficaci.

E’ importante creare un modello excel di previsione dei flussi di cassa ad esempio in excel: inserite  gli incassi e i pagamenti a livello mensile; in questo modo potrete avere sotto controllo il flusso di cassa in entrata e in uscita, che dovranno poi essere comparati con il budget.

 

Suggerimenti da adottare

– Investigate sempre sul perché i costi hanno superato quelli preventivati.

– Adottate interventi correttivi tempestivi se necessari per frenare l’incremento di costi che non avevate previsto.

– La necessità di ridurre i costi può portare ad un’analisi più in generale. Spesso la necessità di riduzione delle spese può portare a guardare più settori aziendali.

– Diffondete con costanza la cultura aziendale del risparmio dei costi.

– Informate il team di lavoro attraverso una comunicazione costante dell’andamento della gestione.

– Inculcare l’importanza della riduzione degli sprechi per migliorare le performance aziendali.

– Ricordate che controllo dei costi e flussi di cassa vanno avanti in simbiosi.

 

Conclusioni

In questo articolo, abbiamo focalizzato l’attenzione sull’attività del controllo costi e sull’importanza di gestire i flussi. Lo scopo di queste fasi è quello di garantire:

– la riduzione degli sprechi

– conoscere meglio i costi aziendali, le tipologie e i trend

– avere un approccio investigativo sui clienti attraverso le informazioni commerciali

– sapere tenere sotto controllo i crediti in modo da evitare forti rischi di non pagamento

– costruire una solida strategia di acquisto e vendita

– adottare processi di approvvigionamento efficaci

– tenere adeguati livelli di magazzino in linea con i picchi di produzione

– dare rilevanza al valore del denaro nel tempo

– conoscere la struttura dei costi aziendali

– anticipare eventuali squilibri economico e finanziari.

La capacità di un’azienda di implementare questi fattori chiave e saper diffondere una cultura aziendale improntata sulla collaborazione e la comunicazione dei team coinvolti è un aspetto essenziale ai fini del miglioramento dei processi. La progettazione di dashboard aziendali può aiutare a sintetizzare gli indicatori di performances e i dati rilevanti per la gestione aziendale.