Quando si devono realizzare dashboard o report dinamici, può essere interessante utilizzare i controlli  modulo excel. In questo articolo, prendiamo in esame questo prezioso strumento excel con un semplice esempio pratico. Spesso questi oggetti sono combinati con formule.

 

I controlli modulo excel possono rappresentare un’ottima soluzione nella costruzione di cruscotti aziendali, che richiedono una certa dinamicità nel cambiare determinati livelli di informazione. Pensate ad esempio al semplice fatto di selezionare un mese, un trimestre o un prodotto o una business unit.

Dove trovare i controlli modulo excel

I controlli modulo excel sono situati nella sezione sviluppo del menu di excel. Se questa sezione non è presente nella vostra barra excel occorre andare a recuperarla nel seguente modo:

1) Fate clic su File

2) Scegliete “opzioni”

3) Personalizzazione barra multifunzione

4) Accertatevi che tra le schede principali ci sia la spunta su “Sviluppo”, come indicato nell’immagine che trovate qui sotto:

 

controlli modulo excel

 

5) In caso contrario dovete inserire il flag.

6) fate clic su okay.

Fatto questo procedura, constaterete che nelle vostre sezioni excel apparirà la sezione Sviluppo. Cliccate su di essa e scegliete inserite per accedere ai controlli modulo.

controlli modulo excel

 

Esempio di utilizzo dei controlli modulo excel

In questo esempio andiamo a esaminare come si può utilizzare una casella combinata. Questa strumento è il secondo che trovate nei controlli modulo di excel.

La casella combinata è molto simile a un elenco che si può ottenere con la convalida dati. La differenza è che la casella combinata è un oggetto, che andremo a collocare in un qualunque punto del foglio excel; la convalida dati è utilizzabile all’interno di una cella excel.

 

Ricorda: i controlli modulo di excel se opportunamente combinati con l’applicazione di formule possono rappresentare un prezioso alleato per realizzare dashboard professionali

Nel nostro esempio supponiamo di avere un elenco di prodotti, che potremo andare a selezionare sfruttando appunto la casella combinata.

Di seguito trovate i Prodotti che sono in portafoglio:

Gold
Silver
Star
Medium
Brown
Sun
Yellow
Purple
Strong
Weak
Minimal
Bert

Facciamo sviluppo, inserisci  e scegliamo la casella combinata e “modelliamola” secondo le dimensioni che preferiamo. Purtroppo, non potremo personalizzare il font e la dimensione del carattere.

Clicchiamo poi sull’oggetto e facciamo clic con il tasto destro del mouse e scegliamo l’opzione “formato controllo“.

Ci apparirà la seguente finestra di dialogo:

Nell’intervallo input andremo ad indicare il range di celle contenti i nomi dei prodotti.

Il collegamento cella restituirà il numero sequenziale del tuo prodotto. Ad esempio il prodotto Gold è il numero 1.

L’altezza in righe serve per indicare quanti elementi far vedere nella casella combinata. Se scegliamo 12 cliccando sulla casella combinata, avremo la possibilità di vedere tutti e 12 i nomi dei prodotti.

Una volta che avete riempito i campi richiesti otteniamo quanto segue:

 

Il collegamento della cella che abbiamo collocato in F3 è un elemento molto importante perchè ci permetterà di dinamicizzare alcune parti  di un dashboard aziendale.

Questi collegamenti possono ad esempio essere sfruttati utilizzando la formula indice che ci può permettere di richiamare le informazioni attraverso l’impiego di formule excel.

Ad esempio potremmo utilizzare la funzione indice per richiamare nelle nostre celle excel il nome del prodotto.

Che cos’è la funzione indice

La funzione indice excel è molto utilizzata quando si utilizzano i controlli modulo excel. In pratica, la funzione Indice ci restituisce un valore o il riferimento a un valore da una tabella o un determinato range di celle. Vediamo come utilizzarla:

1) Posizioniamoci in G3

2) Scriviamo la formula: =INDICE(I5:I15;$F$3). In pratica abbiamo selezionato i prodotti e indicato la cella di collegamento.

In questo modo in base al numero di collegamento in F3, la formula inserita in G3 ci restituirà il nome del prodotto. Questa opzione risulta preziosa per eseguire delle fase di calcoli che solitamente vengono effettuati nella realizzazione del dashboard.

Supponiamo di aggiungere la colonna ricavi alla lista di prodotti e di farci restituire il ricavo specifico del prodotto. In questo caso utilizziamo la funzione indice confronta, simile alla cerca.vert:

=INDICE($N$5:$O$16;CONFRONTA(G3;$N$5:$N$16;0);2)

In questo modo nella cella H3, la formula ci restituirà il ricavo ad esempio del prodotto Gold.

Se vuoi conoscere meglio le differenze di utilizzo di indice e confronta e cerca.vert, ti suggeriamo di fare clic qui

Posizioniamoci ora nella cella I3  e calcoliamo l’incidenza del ricavo del prodotto selezionato rispetto al totale dei ricavi del nostro portafoglio.

 

Ora cambiando prodotto dalla casella combinata automaticamente si cambieranno il ricavo e la percentuale di incidenza. Come potete comprendere con questa modo potrete poi aggiungere una serie di informazioni correlate ai prodotti.

 

Risorse per approfondire

Ricordiamo anche di utilizzare le forme excel e le caselle testuali per inserire dati in modo dinamico, senza magari usare le celle. Se avevate perso l’articolo sulle forme dinamiche di excel, ti suggeriamo di rileggerlo qui.