Condividere file excel: come fare? Perchè è utile?

Condividere file excel: considerazioni e suggerimenti. Capita spesso di lavorare in team su un progetto in una logica di social collaboration e di dover costruire ad esempio template in excel a più mani.

Negli anni passati si era costretti a lavorare uno alla volta sul file in questione, salvarlo e poi inviarlo al collega tramite una mail o con una chiavetta USB o condividendolo in rete.

Utilizzare modelli excel condivisi

Oggi è possibile costruire un business plan, un piano economico-finanziario, un template excel, un database excel, sfruttando la condivisione del file e autorizzando gli utenti coinvolti.

In questo modo il team coinvolto potrà lavorare contemporaneamente sul file excel. In questo modo si potrà organizzare meglio l’attività di costruzione e alimentazione del file  rendendola più snella e rapida.

Come condividere un file excel

Una volta creata la cartella di lavoro in rete è sufficiente entrare nella sezione excel denominata Revisione e scegliere la scheda “Condividi cartella di lavoro”.

Vi apparirà la seguente finestra:


Dovete mettere un flag a “Consenti modifiche temporaneamente da più utenti e unione di cartella di lavoro”.
C’è inoltre la possibilità di scegliere opzioni nella sezione “Avanzate”, come evidenziato dallo screenshot riportato qui sotto:

Limiti della condivisione di un file excel

Questa funzionalità di excel tuttavia presenta alcuni limiti e pertanto non permette di sfruttare tutte le potenzialità di excel ad esempio:

– non è possibile creare o aggiornare una tabella pivot, lasciando però la possibilità di visualizzare rapporti di tabelle già esistenti

– non si pososno creare tabelle dati

– non si possono creare raggruppamenti o creazione di strutture dati

– non si possono assegnare macro (mentre è possibile eseguire le macro già esistenti purchè non facciano riferimento a funzioni non disponibili.

– non è possibile eliminare fogli di lavoro

– non è possibile unire o dividere celle

– non è possibile creare o modificiare grafici

– non è possibile l’uso di strumenti di disegno

– non è consentito l’utilizzo o l’aggiornamento delle formattazioni condizionali.

Per ulteriori dettagli sui limiti dei file condivisi suggeriamo di leggere l’articolo “Utilizzare una cartella condivisa per la collaborazione“.

 

CONDIVIDERE FILE EXCEL con la versione 2016 

Un altro modo di condividere file excel con la versione 2016 e quella di utilizzare il tasto “condividi” posto in alto sulla destra del menu.

Infatti, cliccando sul tasto “condividi” sarà possibile in pochi passaggi a procedere alla condivisione del file e a vedere con chi è condiviso e chi sta apportando eventuali modifiche o integrazioni.

Una volta cliccato su condividi apparirà un riquadro che vi chiederà di salvare nel cloud o nell’area desiderata il file excel da condividere e poi di procedere a inserire gli indirizzi email delle persone da invitare nel team di lavoro.


RISORSE PER APPROFONDIRE LE CONOSCENZE SU EXCEL

Se ti interessa approfondire le tematiche di excel e scoprire nuove formule e campi di applicazione ti suggeriamo di leggere i seguenti ebook:

Applicazioni aziendali in excel: casi ed esempi pratici

Tabelle Pivot: analisi e Perfomance

Modelli economici e finanziari in excel