Budget di progetto? Che cosa si deve sapere? Quali elementi considerare? Portare avanti un progetto di business richiede una pianificazione delle attività. In particolare, occorre definire tempistiche e costi da sostenere.

 

Il budget di un progetto richiede una stima accurata dei costi e dei tempi di esecuzione. Scopo di questo articolo è quello di sottoporre all’attenzione del lettore una serie di considerazioni e preziosi suggerimenti per impostare al meglio un budget di progetto.

Come stimare i costi e i tempi?

Quando ci si accinge a predisporre una stima di budget per un progetto, è possibile seguire diverse strade. La soluzione più semplice e intuitiva è quella di basarsi sull’experience di progetti similari svolti in passato. Pertanto, occorre procedere ad un’analisi comparativa e procedere alle nuove stime di costi e tempi.

Ricorda: spesso i progetti possono risultare similari, ma poi la tipologia di clientela e condizioni non perfettamente alienate, possono portare a risultati diversi.

Ecco perché se si utilizza il metodo comparativo con progetti precedenti, si suggerisce di selezionare più di un progetto ed effettuare delle stime medie per calcolare costi e timing di lavoro.

Un altro approccio potrebbe essere quelle di focalizzarsi su specifiche variabili ripetitive e similari. Ad esempio potrei focalizzarmi sul numero di persone da coinvolgere nel team di lavoro o sul numero di gironi lavoro necessari. Secondo questa logica può essere determinante l’urgenza o meno del cliente per completare le attività richieste.

La terza soluzione invece è più accurata e dettagliata: il progetto va suddiviso in attività di lavoro e per ciascuna di queste fasi dobbiamo calcolare tempi  e e costi. La sommatoria di quanto ottenuto dall’analisi delle micro attività ci darà una stima totale di tempo e di costi. Come potete comprendere, quest’ultimo approccio è sicuramente il più accurato ma anche il più complesso e faticoso da impostare. La soluzione di stima delle micro attività pertanto si presta molto bene per progetti molto complessi e articolati.

La miglior soluzione è quella di utilizzare un modello misto, facendo un mix dei suddetti approcci in modo da avere delle contro verifiche, utili per far emergere criticità.

Budget di progetto: costi e risorse

Quando si fa un budget si deve allocare risorse sia in termini di manodopera, che di materiali o di spese per trasferte o costi per strumenti accessori di supporto.

I costi possono essere di tipo diretto: costo del personale o di eventuali consulenti esterni nel caso si decida di esternalizzare parte dell’attività. Ci sono poi costi indiretti, nel caso in cui si voglia andare a calcolare un costo pieno ed addebitare al progetto una quota di costi comuni o di struttura (esempio costo luce, internet, uffici, ecc). Considerate poi dei costi supplementari per eventuali rischi o criticità che potrebbero sorgere in fase di esecuzione.

Esempio Budget di costo di progetto in excel

Un esempio molto semplice potrebbe essere rappresentato dalla tabella indicata qui di seguito:

 

Come potete osservare abbiamo considerato le risorse coinvolte attribuendo le giornate di lavoro e il numero di persone, suddivise per skill professionale.  Ad ogni categoria di risorsa interna (Manager, Senior, Junior) abbiamo associato un ipotetico costo giornaliero.

I costi giornalieri sono puramente esemplificativi e non rappresentativi della realtà.

Per ogni skill professionale abbiamo applicato la formula:

N. persona x N. giorni x Costo giornaliero = costo

Abbiamo poi aggiunto una percentuale di rischio ipotetico del 2,5% e ottenuto il costo totale.

Nel progetto è poi stata inserita una risorsa esterna, le spese viaggio e alcune spese accessorie propedeutiche allo svolgimento delle attività richieste.

Esempio Budget di costo di progetto in excel per attività

Qui di seguito invece viene proposto un esempio di Budget di progetto Alga, nel caso in cui si decida di entrare nel dettaglio delle attività del progetto:

 

Budget di progetto: il diagramma di Gantt

L’impostazione di un progetto richiede sempre di darsi degli obiettivi in termini di tempistiche si di deliverable finale che per step intermedi.

Queste scadenze vanno condivise con il cliente in modo da avere dei focus specifici e intermedi dell’avanzamento del progetto. Ci sono poi scadenze da gestire con il team di lavoro.

Per tenere traccia delle tempistiche si suggerisce sempre di dare una data di inizio e fine di una determinata attività. Lo strumento consigliato è il diagramma di Gantt, che può essere facilmente realizzato con excel. Se vuoi approfondire l’argomento, ti suggeriamo di leggere l’articolo dal titolo: come realizzare grafici temporali in excel.

Flusso delle attività

Dedicate attenzione anche al flusso delle attività. Osservate se ci sono attività indipendenti, consequenziali, attività che sono dipendenti da attività precedenti o collegate alla conclusione di attività primarie.

Disegnate un diagramma in modo da fare una mappatura delle attività evidenziandone le relazioni gerarchiche, se esistenti, di ciascuna rispetto alle altre.

Di seguito, riportiamo un semplice esempio, che evidenzia le relazioni tra le varie attività:

Come potete osservare, l’attività finale AC è dipendente da tutte le attività di A e di C. Le attività B e D, in questo caso invece sono indipendenti dalle altre.

Misurazioni delle perfomance

Il progetto va monitorato con cadenza periodica per analizzare se siamo in linea, in ritardo o in vantaggio rispetto al Budget impostato. Si deve procedere pertanto all’analisi delle varianze e al sal avanzamento del progetto.  Con il team di lavoro coinvolto occorrerà poi analizzare le cause e gli effetti, che emergono dalle varianze ottenute.

Per questo tipo di analisi occorrerà implementare in time sheet per persona dove raccogliere le varie ore lavorate e le spese  sostenute dalle risorse coinvolte.

In particolare occorrerà capire quali sono le criticità o i vantaggi che ci hanno portato a una determinata situazione. Nel caso si dovrà ragionare su quali interventi correttivi apportare all’execution del progetto.

In caso di ritardo in termini di timing, è bene avvisare il cliente spiegando le motivazioni. In caso di costi molto più alti rispetto a quelli previsti, si potrebbe poi pensare di rinegoziare con il cliente un importo aggiuntivo, evidenziando eventuali ulteriori attività emerse in corso di progetto.

Se vi interessa approfondire il tema dell’analisi delle varianze, vi suggeriamo di leggere l’articolo dal titolo: Analisi delle varianze con excel: esempio pratico.

Non solo costi e tempo: occhio alle finanze

Un progetto deve poi essere gestito anche dal punto di vista finanziario. Occorre conoscere l’andamento delle entrate e uscite di cassa. Lato cliente può essere opportuno stabilire degli step di fatturazione, così come per il pagamento di eventuali risorse esterne.

In genere, si suggerisce di chiedere un 10%-30% di fatturazione anticipata al momento dell’accettazione del progetto. Ulteriori step di fatturazioni al raggiungimento di risultati intermedi e poi il saldo finale. Il pagamento dei consulenti potrebbe seguire il medesimo approccio ed essere vincolato al pagamento solo a seguito di incasso degli importi dovuti dal cliente.

Conclusioni

Il budget di progetto è un momento importante per pianificare al meglio una serie di attività da “performare”. Nel corso dell’articolo, abbiamo avuto modo di vedere 3 diverse tipologie di stima dei costi e tempi di esecuzione di un progetto: analisi comparativa, analisi con focus su specifiche variabili, analisi di dettaglio per attività. Abbiamo poi visto l’importanza di stabilire un orizzonte temporale del progetto, utilizzando ad esempio strumenti come il diagramma di Gantt. La necessità di tracciare il diagramma di flusso delle attività è un altro aspetto rilevante per entrare nel vivo della gestione del progetto. Abbiamo poi  riportato alcuni esempi di stima dei costi. L’analisi delle performance e la cura degli aspetti finanziari rappresentano ulteriori elementi chiave da non trascurare.

Risorse

Modelli excel per il business e suggerimenti pratici