Analisi delle varianze con excel è un’attività molto importante nell’ambito del monitoraggio dei risultati ottenuti. Di seguito proponiamo un modello di esempio per effettuare l’analisi degli scostamenti.

 

L’analisi delle varianze con excel è una comparazione dei dati a consuntivo rispetto al budget di riferimento. Serve per supportare i manager a interpretare i dati e a prendere decisioni.  Infatti questo tipo di analisi aiuta a comprendere meglio le dinamiche che hanno portato a determinati risultati aziendali .

Analisi varianze con excel: modello di esempio

Nel nostro esempio, consideriamo un’azienda che ha in portafoglio tre servizi: Alfa, Beta e Gamma.

Per prima cosa abbiamo costruito la struttura di analisi del servizio.

Stiamo parlando di un azienda il cui business è di consulenza: per farla semplice, svolge attività con un prezzo orario e una quantità di ore per generare i ricavi. Avremo poi dei costi variabili e dei costi fissi.

L’esempio pratico prevede la costruzione di una tabella con le seguenti variabili:

Fee oraria
Quantità ore
Ricavi: fee oraria x quantità di ore

Costi variabili
Costi fissi

Redditività: Ricavi – Costi variabili – Costi fissi
% Redditività su Ricavi: Redditività/Ricavi

Le varianze si calcolano per ognuno delle suddette variabili come differenza tra quanto consuntivo e quello previsto a budget:

IL rapporto tra la varianza e il dato di budget ci permette di ottenere la % della varianza. Se poi volete dare un impatto più visuale delle varianze, potete utilizzare le frecce direzionale.

Come inserire le frecce nella tabella

Nella colonna celle o2 e p2 inserite, utilizzando il carattere Wingdings3, i seguenti simboli:

Andate poi nella colonna e per le componenti dei ricavi scrivete la seguente formula se:

=SE(F3<0;$P$2;$O$2)

Trasciniamo la formula anche per i costi variabili e fissi e per la redditività.

 

Come calcolare gli effetti delle varianze e le incidenze

Posizioniamoci nella colonna H e procediamo a effettuare le seguenti operazioni:

– Fee oraria: varianza per consuntivo
– Quantità ore lavorate: varianza per budget
– I costi variabili si riportano con cambio di segno
– Sommare i valori ottenuti per la redditività.

Possiamo poi procedere al calcolo delle incidenze dei costi e del risultato economico rispetto ai ricavi, sia per i dati di consuntivo che di budget.

Come dei valori unitari

Un’altra analisi da eseguire è quella che consiste di calcolare i valori unitari:

In pratica basta dividere i ricavi, i costi variabili e fissi per le quantità di ore.

Come interpretare gli effetti con il grafico a cascata

A questo punto, procediamo a visualizzare gli effetti per avere una migliore interpretazione:

Evidenziamo i suddetti dati e scegliamo il grafico excel a cascata.

Analisi delle varianze con excel

Ricordatevi di selezionare istogrammi di redditività Bdg e di consuntivo e poi facendo clic con tasto destro del mouse e scegliere l’opzione “imposta come totale”.

A questo punto il nostro modello per il servizio Alfa è completato e vi apparirà nel seguente modo:

Lo step successivo sarà quello di replicare il modello excel descritto anche per il servizio Beta e Gamma. E’ sufficiente:

– posizionarsi  sul foglio di lavoro Alfa,

– fare clic col tasto destro del mouse

– scegliere “sposta copia”

– rinominare il foglio di lavoro con Beta.

– Ripetere l’operazione anche per il servizio gamma

Analisi delle varianze con excel: aggregare i dati

Ora che abbiamo costruito le analisi delle varianze per le tre diverse linee di servizi, possiamo procedere ad elaborare una tabella di sintesi aggregata. In pratica andiamo ad eseguire un’analisi aggregata dei tre servizi in modo da avere un risultato unico:

Analisi delle varianze con excel

Analisi comparativa dei tre servizi

Possiamo ora procedere a costruire una tabella comparativa dei tre servizi in modo da analizzare le performance e evidenziare con una heatmap con le formattazioni condizionali excel, le variabili con performance migliori o peggiori

Analisi delle varianze con excel

Conclusioni sul modello di analisi delle varianze con excel

Il modello excel che abbiamo presentato, ha la finalità di descrivere con semplicità come procedere ad un’analisi delle varianze con excel.

Riepilogando:

– abbiamo costruito un modello excel per analizzare le varianze del servizio Alfa

– si sono analizzati gli effetti generati dalle varianze ottenute

– realizzazione del grafico a cascata per osservare gli effetti generati

– replicazione del modello anche per il servizio Beta e Gamma

– creazione di una tabella aggregata per determinare un risultato complessivo

– predisposizione di una tabella comparativa per analizzare le performance dei ricavi, costi e redditività dei vari servizi.

– analisi del mix di portafoglio dei servizi espresso dai ricavi

Un simile modello, come potete osservare può essere molto di supporto durante una riunione con i manager. Infatti permette di osservare: l’andamento di ciascun servizio e il risultato complessivo.

Un Approccio di analisi delle varianze con excel, che sicuramente favorisce la discussione e l’interpretazione dei dati per prendere decisioni strategiche.

Risorse per approfondire

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