Power Query è molto utile nel caso n cui riceviamo dati provenienti da diversi interlocutori e devono essere inseriti in un unico database. Vediamo come fare utilizzando la funzionalità di accodamento con Power Query.

Molte aziende utilizzano web based Application personalizzata, crm o sistemi gestionali, per la raccolta di informazioni provenienti da diversi uffici o da una rete di vendita. Supponiamo tuttavia di essere una PMI, che non ha potuto investire in un sistema erp integrato e che gestisce i dati prevalentemente con sistemi self made utilizzando gli strumenti Microsoft office.

Vediamo come procedere a eseguire un accodamento con Power Query al fne di aggregare con semplicità i dati provenienti da diversi colleghi o interlocutori.

Esempio di accodamento con Power Query

Contesto: Azienda Pippo

Esigenza: raccogliere i dati di vendita mensile dalla rete di vendita e alimentare un semplice database per le analisi e i reporting da consegnare all’imprenditore.

Action Plan:

1) Costruzione di un semplice modello excel standard che gli agenti di vendita devono compilare e inviare alla fine del mese. La tabella potrebbe essere come quella riportata qui sotto:

Per semplicità abbiamo inserito numeri casuali e prezzo identico per ciascun prodotto.

2) Trasformiamo il modello in una tabella dati: andate alla sezione Inserisci e cliccare su tabella:

3) Impostiamo delle regolare di definizione del nome del file: esempio nome agente

4) Inviamo il modello alla rete di vendita e spieghiamo che il file dovrà essere inviato entro il 2 giorno lavorativo del nuovo mese.

5) Raccogliamo tutti i file ricevuti in un folder, che chiameremo Vendite

6) Creare un nuovo file excel e nominarlo Dbase_vendite_2019

7) Cliccare sulla sezione dati ——> Da Cartella di lavoro e selezionare il file del primo agente e poi caricare la tabella creata precedentemente

8) Cambiamo il nome della Query con quello dell’agente,

9) Chiudi e carica in, scegliere l’opzione “solo connessione” e fare clic su “Carica”

8) Ripetere la stessa operazione per tutti gli altri agenti

9) A questo punto siamo pronti per accodare i due file

10) Cliccate su una delle due query e scegliere l’opzione accoda query, che troverete nella sezione di Home Power Query (potreste integrare le due query oppure crearne una nuova)

11) Definire le relazioni tra le tabelle e procedere all’accodamento:

12) Il risultato che otterremo sarà il seguente:

Accodamento con Power Query

Come potete vedere il risultato è perfetto. A questo punto non vi resterà che chiudere l’ambiente Power Query e trasformare i dati ottenuti in una tabella excel.

Ogni mese si procederà poi a inserire i nuovi dati, che gli agenti mi aggiungeranno nel file.

Sfruttate poi le tabelle pivot o i dashboard aziendali per sintetizzare i dati accodati.

Risorse per approfondire

Excel dashboard: soluzioni e suggerimenti

La colonna esempi di Power Query excel

Come cambiare il passo con  excel e Power Query

7 suggerimenti per imparare Power Query

Operazione pulizia dei dati con lo strumento  PowerQuery.

Introduzione a Power Query